De fleste bedrifter er for små til å håndtere alle tjenester som trengs for deres daglige drift internt. Selv når de er store nok til å ha råd til interne avdelinger for mange fasetter av virksomheten, vil de vanligvis også benytte tjenestene til eksterne eksperter.
For små bedrifter og enkeltpersoneiere er ikke outsourcing et spørsmål om hvis, men hvordan.
Det er generelt to tilnærminger til outsourcing som bedrifter velger. Jada, de kan se like ut ved første øyekast, men i virkeligheten er de veldig forskjellige. Ethvert selskap eller enkeltperson som tar for seg hvordan man nærmer seg outsourcing, bør vurdere et eksternt team på land som har et visst nivå av tilknytning til selskapets daglige drift, som sporadiske kontorbesøk og deltakelse i selskapets kultur. Det andre alternativet er en mindre involvert, offshore ekstern tjenesteleverandør med den definerte divisjonen fra selskapet selv, mer i den eksterne entreprenørformen.
Ingen mangel på alternativer
Det er nok av outsourcing-leverandører, og de er forskjellige når det gjelder pris, beliggenhet og kvalitet på tjenesten. Som enhver bedriftseier eller enkeltperson som har gått gjennom outsourcing-søkeprosessen vet, er det noen ganger en prøve- og feilprosess. For å begrense tiden og ressursene du bruker på å spore opp den rette eksterne tjenesteleverandøren, bør du vurdere det endelige målet ditt. Det kommer til å avhenge av den spesifikke tjenesten du ønsker å outsource.
Den første vurderingen mellom å velge landenheten eller offshore-tilnærmingen er i hvilken grad denne eksterne tjenesteleverandøren eller teamet av tilbydere vil være en en del av din bedrift. Det vil si dens daglige drift, kultur og beslutningsprosesser. Enten du til slutt bestemmer deg for at de skal være en integrert del av teamet i disse forretningsaspektene eller du ønsker at en tjeneste skal fullføres mens du holder dem som en tydelig, separat enhet som bare leverer på deres Key Performance Indicators, må du være klar over av konsekvensene av hver tilnærming.
Den landbaserte enhetens tilnærming: fordeler og ulemper
Hvis du vil ha et eksternt team med følelsen av ekte, engasjerte ansatte som jobber fra et eksternt sted, er det klare fordeler. Dynamikken som gjør at disse eksterne entreprenørene føler at de har reelle innspill og deltakelse i selskapet, avler først og fremst lojalitet. Når de først identifiserer seg personlig og profesjonelt med bedriften din, kan du forvente at disse ansatte jobber lengre timer, setter mer stolthet i arbeidet sitt og leverer den personlige investeringen de nå har i bedriften.
Fordi disse teammedlemmene sannsynligvis kommer til å være en del av sporadiske møter på kontoret, arrangementer og idédugnad om beslutninger, vil de føle ansvaret for å reflektere selskapets verdier mens de går den ekstra milen for sjefene sine. Når det er sagt, denne vevingen av en ekstern ansatt eller team inn i selskapets struktur og identitet må vurderes nøye før du gir en slik tillit.
Din beslutning om å engasjere seg i outsourcing av enheter på land kan være strålende eller marerittaktig, og kanskje et sted midt i mellom disse to ytterpunktene. Det avhenger av kvalifikasjonene og profesjonaliteten til det eksterne teamet og hvor godt du vet teammedlemmene for potensielle feil før du utvider tilbudet til å bli en "del av teamet".
Etter hvert som en ekstern ansatt blir mer kjent med selskapet og komfortabel i sin rolle i teamet, kommer de uunngåelig til å foreslå ideer og anbefalinger. Det betyr å finne et eksternt teammedlem som kan håndtere konstruktiv kritikk. I dette tilfellet vil selskapet sannsynligvis dra nytte av den eksterne ansattes ekspertise, og hvis de tåler å bli fortalt «takk for forslaget, men vi kommer til å bestå», vil de fortsette å forbedre nisjen sin.
På den annen side kan et eksternt team bestående av ett, og spesielt flere, teammedlemmer som føler seg berettiget til å si ifra om sin visjon for selskapet uten å være i stand til profesjonelt å bli fortalt «nei» raskt føre til noen alvorlige ansette anger. En misfornøyd ansatt er enhver bedriftseiers mareritt, og hvis du oppdager at et helt eksternt team består av misfornøyde, vil du raskt angre på at du tok det eksterne teamet på land så dypt inn i selskapets flokk. I et enda verre tilfelle kan en ekstern tjenesteleverandør være uvillig til å erstatte en problemmedarbeider på din forespørsel, noe som fører til et stygt ultimatum: kutte det eksterne teamet fullstendig, og ta kostnadene ved å miste kvalitetstjenesten, eller bli tvunget til å operere under tyranni til en problemansatt.
Den mest åpenbare utløseren for anger når du tar med en ekstern tjenesteleverandør på land, er potensialet de ikke kan levere på de lovene tjenestene. Hvis de føler at de er involvert i selskapets fremtid, men likevel ikke kan komme gjennom KPI-ene, har du en ekte problemet på hendene. De kan være hyggelige mennesker og alt, men hvis de ikke kan gjøre jobben som er lovet, står du nå overfor en ubehagelig separasjon fremover. Når det er sagt, kan du finne ut at et eksternt team på land er akkurat det du hadde håpet og mer, og til slutt velger du å ta dem inn som heltidsansatte. Denne avsidesliggende ruten på land til outsourcing er virkelig et tveegget sverd.
Offshore-tilnærmingen: Trygg, men begrenset
Den mer tradisjonelle og kostnadsvennlige tilnærmingen til ekstern outsourcing er offshore-tilnærmingen. Det er mer enkelt, men har også en tendens til å være mer begrenset i potensiell oppside. Disse forretningsrelasjonene er oftest definert av servicenivåavtaler som setter klare parametere for omfanget av det profesjonelle forholdet mellom et eksternt team og mottaker.
Disse eksterne teamene leverer tjenester som er bedt om dem, og lite annet. Fordelene med denne ordningen er ekte, siden disse tjenestene har en tendens til å være mer kostnadseffektive. De ansatte vil sannsynligvis være mer fokusert på klart definerte oppgaver med liten forvirring eller usikkerhet om en utvidet rolle i selskapet. Selv om de fortsatt kommer til å føle seg forpliktet til å opprettholde den høye kvaliteten på arbeidet for å holde løftene sine, holde det profesjonelle forholdet og styrke omdømmet sitt, trenger ikke selskapet å bruke overdreven tid på å møte de eksterne teammedlemmene. Personen eller virksomheten som betaler for tjenesten vil heller ikke føle noe press for å bringe dem inn i selskapets in-office-kultur. Forretningsforholdet er klart, og det er begrenset til en kontraktsmessig definert status: tjenesteleverandør, tjenestemottaker, slutten av historien.
Ulempen er at disse tjenesteleverandørene, som ikke føler at de er en del av mottakerens selskap, kan være mindre villige til å gå den ekstra milen i arbeidet sitt. De har sannsynligvis andre kunder hvis kontrakter også må overholdes, og det er uvanlig for de fleste eksterne tjenesteleverandører å dedikere ubetalt tid og krefter til et selskap hvis langsiktige planer de kanskje eller ikke er i. I tillegg vil ikke de eksterne teammedlemmene få erfaringen med å komme inn på kontoret, møte ansatte og lære selskapets kultur slik det eksterne teammedlemmet på land ville gjort. Det betyr at ekstra tid kanskje må dedikeres til kommunisere verdiene at et besøk på kontoret kunne gi raskere.
Den siste ulempen ved å begrense en ekstern tjenesteleverandør til offshore-status er potensialet til å gå glipp av verdifulle forslag og ekspertise som teammedlemmene kan ha, men føler seg uprofesjonelle eller ukomfortable med å tilby. Det er ikke deres rolle, som SLA sier ofte. Det kan bety å gå glipp av et potensielt diamant-in-the-rough-forslag eller ansatt på grunn av det begrensede omfanget av tjenesteleverandøren og mottakerens uttalte forhold.
For de som velger offshore-ruten, gjør de lavere kostnadene ved å gjøre forretninger og potensielle ulemper som følger med et fjerntliggende forhold på land, disse ulempene verdt risikoen.
For å konkludere: Et spørsmål om preferanse
Nå som de primære forskjellene, fordelene og ulempene er definert når det gjelder å nærme seg outsourcing, kan du vurdere dine egne behov. Ønsker du et langsiktig, av og til på kontoret eksternt team som gradvis kan vokse med selskapet, eller foretrekker du et team som vil gjøre jobben for hånden, og lite annet?
Hvert selskaps mål er unike, og de fleste outsourcer mer enn én tjeneste. Hver tilnærming har sine risikoer og fordeler, og å ta den riktige veien for å outsource enhver tjeneste må veies gjennom linsen til selskapets eller individets ressurser og behov fra et eksternt teampartnerskap.