I dag gir det dynamiske forretningsmiljøet mange nye utfordringer og spennende muligheter for gründere og småbedriftseiere. Derfor handler det å være relevant, vellykket og konkurransedyktig i å drive enhver virksomhet om å forstå viktigheten av produktivitet og effektivitet, slik at du fullt ut kan utnytte talentet og faglige ferdighetene dine. Det handler med andre ord om å fokusere på dine styrker og gi et betydelig bidrag til å utvide virksomheten din, samtidig som du outsourcer og trener de rette menneskene til å ta seg av resten.
En forretningsmagnat, investor og filantrop Azim Premji oppsummerer det perfekt: "Det viktige med outsourcing eller global sourcing er at det blir et veldig kraftig verktøy for å utnytte talent, forbedre produktiviteten og redusere arbeidssykluser." Dessuten lar outsourcing bedrifter redusere kostnadene for sine tjenester eller produkter og skaper den økonomiske ekspansjonen som senker arbeidsledigheten.
HVORDAN KAN OUTSOURCING TILLEGG VERDI TIL DIN VIRKSOMHET?
Når du er en entreprenør, en nystartet bedrift eller en liten bedrift, er det helt naturlig at du over tid ikke kan følge med tidsfristene dine, håndtere kundehenvendelser, administrere e-post og nettside, utvide ditt sosiale nettverk, gjøre lønnsberegninger, oppdatere regnskap eller bare følge opp oppgavelisten din.
Til syvende og sist kan den konstante mangelen på tid til å fullføre de nødvendige oppgavene eller mangelen på ressurser til å ansette flere heltidsansatte føre til redusert produktivitet og effektivitet i virksomheten din. Det vil gjøre det vanskeligere for deg å holde deg konkurransedyktig i det eksisterende markedet. Og tenk på det, å fylle ut regnskap eller planlegge og koordinere møtene, hjelper deg ikke til å gjøre fremskritt i å nå faglige mål.
I følge Timothy Ferris, forfatter, gründer og engelinvestor, «Å gjøre mindre meningsløst arbeid, slik at du kan fokusere på ting av større personlig betydning, er ikke latskap. Det er vanskelig for folk flest å akseptere fordi kulturen vår har en tendens til å belønne personlige ofre i stedet for personlig produktivitet.»
Basert på vår erfaring fra å jobbe med skandinaviske selskaper (Danmark, Norge og Sverige), er den enkleste måten å takle denne utfordringen på, samtidig som du vokser din bedrift, å outsource virtuelle assistansetjenester, som kan hjelpe deg med regnskap, bokføring, markedsføring, kundeservice og alt annet du har på listen.
Faktisk, når du fjerner kravet om fysisk tilstedeværelse, skaper du uventede muligheter for å outsource en svært erfaren og kvalifisert person fra hvor som helst rundt om i verden. Dessuten kan en god virtuell assistent gjøre mer enn å arrangere flyreiser eller administrere timeplanen din: han eller hun blir naturlig en del av teamet ditt og hjelper deg med å nå dine profesjonelle mål. Dessuten holder Virtual Assistant deg organisert, fokusert på å bringe verdien til bedriften din, men viktigst av alt, bidrar til å frigjøre din og teamets tid som kan brukes til å bygge markedsføringsstrategier og gjøre betydelige fremskritt i å utvide virksomheten din.
HVA ER EN VIRTUELL ASSISTENT?
Virtual Assistant (VA) er en høyt kvalifisert, erfaren, dyktig og kunnskapsrik person, som eksternt gir administrativ, regnskap, markedsføring, teknisk, kreativ og (eller) personlig støtte til enhver gründer, bedrift eller oppstart. Dykk dypere inn i forståelse hva en virtuell assistent er og fordelene det kan gi din bedrift.
I en tid nå har frilansere og personlige assistenter (PA-er) økt etterspørsel ettersom bedrifter, og små bedrifter forsto verdien av fleksibilitet og kostnadseffektivitet av tjenestene deres. Den enkle tilgangen til internett og e-post har imidlertid åpnet nye muligheter for mange uavhengige fagfolk til å jobbe eksternt fra hjemmekontoret, samtidig som de gir den samme verdien for selskapet som de jobber for.
Derfor, hvis du har behov for ekstra sekretær- eller bokføringshjelp i virksomheten din, men du ikke har ressurser til å ansette andre heltidsansatte eller ekstra utstyr og plass på kontoret, vil det å ansette en virtuell assistent være det riktige valget for du.
10 OPPGAVER DU KAN DELEGERE TIL VIRTUELL ASSISTENT
Uansett om du starter eller utvider virksomheten din, kan det til å begynne med se vanskelig og utfordrende ut å vite hvilke oppdrag du skal overlate til din virtuelle assistent. Derfor, for denne artikkelen, de virtuelle assistentene på Baltic Assist ble bedt om å presentere de vanligste oppgavene de allerede gjør for sine kunder. Så la oss se nærmere på 10 OPPGAVER DU KAN DELEGERE TIL VIRTUELL ASSISTENT.
1. Personlige oppgaver
Virtual Assistant kan holde deg organisert ved å administrere kalenderen og timeplanen din, organisere møtene med teamet ditt, ta vare på e-posten din og enkelt hjelpe deg med oppgavelisten din. Her på Baltic Assist kaller vi dem Personlige assistenter, og de kan reservere på favorittrestauranten din, bestille time hos tannlegen eller lege, arrangere reiser, bestille flybilletter eller til og med sende takkebrev til partnere eller familiemedlemmer.
2. Administrativt arbeid
Virtual Assistant kan hjelpe deg med å følge opp fristene dine, bruke e-posten din, planlegge avtaler med kundene dine. De kan også planlegge og koordinere kommende arrangementer eller personalmøter, sende invitasjoner, administrere kunderelasjoner og innkommende henvendelser, forberede bekreftelses-e-poster og sende fakturaer til kundene dine, oppdatere og legge inn informasjon i databasen din, redigere og korrekturlese teksten . I tillegg kan de holde styr på lagerbeholdningen din og bestille forsyninger.
3. Spore dine kontoer og regninger
Å holde oversikten over dine kontoer og regninger kan være en av de enkleste tingene å tildele en virtuell assistent. VA kan forberede regnskap og ledelsens rapporter, svare på henvendelser til kredittinstitusjoner og lokale skattemyndigheter. Dessuten kan de hjelpe deg med lønnsberegninger, gi lønnsslipper til de ansatte, utarbeide årsrapport og utbetalinger, administrere bankkontodrift, legge inn kredittkorttransaksjoner, utarbeide og sende utgående fakturaer. Og absolutt, balanser bøkene dine og gi månedssluttrapporter.
4. Markedsføring og sosiale medier
Virtuelle markedssjefer kan hjelpe deg med å designe en digital markedsføringskampanje, foreta undersøkelser for å finne ut hvor potensielle kunder samles på nettet, gi online markedsføringsanalyser og finne dine bransjerelaterte sosiale grupper som du kan bli med i. VA kan også hjelpe deg med å lage e-postmarkedsføringskampanjer og nyhetsbrev, øke følgerne dine på sosiale medier, skrive og planlegge tweets og legge ut på sosiale plattformer. De kan også hjelpe til med å administrere SEO-vennlig nettsted. VA vil sende invitasjoner til de kommende arrangementene, samt bidra til å markedsføre det spesifikke prosjektet, markedsføre virksomheten din i pressen og lage et tilbakemeldingsskjema for kunder.
5. Undersøk bedriften din
Virtual Assistant kan hjelpe deg med å undersøke dine konkurrenter og leverandører, undersøke potensielle kunder og forretningsmuligheter, utarbeide rapporter om målindustrien og eksisterende marked, finne nye produkter og tjenester, undersøke det spesifikke emnet, kompilere markedsdata og finne statistikk, oppdatere deg om endringer i bransjen, men også hjelpe deg med å finne forretningskontakter og komme i kontakt med de rette personene.
6. Kundeservice
virtuelle Kundeservice kan hjelpe deg med å administrere kunderelasjoner og håndtere innkommende henvendelser, svare på telefonsamtaler og e-poster, gi teknisk støtte og live chat-tjenester, vedlikeholde informasjonen på nettstedet ditt, overvåke brukersamtaler på ulike sosiale plattformer. De vil hjelpe deg med å utvide det sosiale nettverket ditt og øke følgerne dine på sosiale medier, engasjere deg med kundene og følgerne dine, samt opprette, administrere og planlegge reklamemateriell og nyhetsbrev.
7. Innholdsforfatter
Virtual Assistant kan være et viktig verktøy for å hjelpe deg med å få ut budskapet ditt ved å hjelpe deg med å lage blogginnlegg, artikler, nyhetsbrev og innlegg på sosiale medier. VA kan korrekturlese nettstedet ditt for å være sikker på at det er SEO-vennlig, også transkribere informasjonen, designe markedsførings-e-postmaler, skrive guider og instruksjoner for produktet eller tjenesten, eller ganske enkelt redigere og formatere dokumentene, formelle brev, invitasjoner, presentasjoner.
8. Webdesign, utvikling og vedlikehold
Litt Virtuelle IT-utviklere, som er dyktige i ulike programmeringskoding, kan bygge, designe eller vedlikeholde en profesjonell nettside. VA kan redigere og laste opp ny informasjon til nettstedet ditt, gjøre enkle tekstendringer, legge til nye produkter og tjenester, eller ganske enkelt gi en kunngjøring om et kommende arrangement eller kampanje. VA kan også hjelpe deg med å markedsføre nettstedet ditt, finne de riktige søkeordene, optimalisere informasjonen på nettstedet ditt for å forbedre søkemotortrafikken.
9. Virtual Assistant kan hjelpe deg med salg
Virtuelle salgssjefer vil finne forretningskontakter og finne folk, ringe til potensielle kunder, undersøke nye potensielle markeder og prospekter, foreta telemarketingsamtaler, utarbeide reklamemateriell, kontrakter og individuelle forslag, legge inn ordreinformasjon til databasen din, forberede og sende fakturaer, og til slutt, håndtere salgsadministrasjon.
10. Engangsprosjekt
Hvis du ikke føler behov for å ansette en virtuell assistent på heltid, kan du alltid bruke VA-tjenesten for å hjelpe deg med å fullføre engangsprosjektet, slik at du kan trappe opp arbeidet ditt og oppnå ønsket fremgang i virksomheten din. VA kan hjelpe deg med å markedsføre det spesifikke prosjektet, undersøke den bestemte nisjen, lage eller korrekturlese innholdet, forberede PowerPoint-presentasjoner, undersøke dine konkurrenter eller leverandører, etc.