Vet du hvem en regnskapsfører er? En regnskapsfører er en som løser et problem du ikke visste du hadde på en måte du ikke forstår. Alle vitser til side, dette er en av de mest ansvarlige og krevende oppgavene i næringslivet. Ingen kan unngå det fordi lover gjør det obligatorisk å registrere og spore hver enkelt økonomisk så vel som økonomisk drift. Regnskapstjenester har en tendens til å være kostbare, og derfor er det en klok beslutning å vurdere å outsource dem. Du kan havne i et dilemma om det er fordelaktig å outsource alt eller bare bestemte tjenester. Hva vil være den mest praktiske og minst kostnadskrevende måten? Les artikkelen for å vite alt om det.
Outsourcing av regnskap – spar tusenvis hver måned
Regnskap, av alle forretningstjenester, er ganske likt over hele den vestlige verden. Reglene (gjeldende skatter og deres satser) kan endres, men den brukte programvaren, dokumentsporing samt standard praksis er veldig like. Dette er den fremste grunnen til at virtuell regnskap og eksterne regnskapsførere begynner å ta av. Plasseringen av regnskapsføreren din påvirker ærlig talt ikke nøyaktigheten og kvaliteten på arbeidet deres.
Den andre faktoren for hvorfor det er verdt å outsource er kostnadene. Regnskap og økonomi er en kostbar satsing. Siden de er obligatoriske, kan slike utgifter ikke unngås. Likevel, med outsourcing kan store eller små bedrifter spare en betydelig sum penger ved å foretrekke virtuell regnskap fremfor fysisk. La oss sammenligne kostnadene ved virtuelt og internt regnskap for tre tilfeldige firmaer. Betingelsene er enkle. I hvert tilfelle trenger firmaet 45 timer med regnskapsarbeid for å sikre at alle oppgaver er fullført. Dette er hvordan dette oversettes til tall.
Diagrammet viser de sammenlignbare utgiftene ved å ansette like mange interne og virtuelle regnskapsførere. Dataene som ble tatt var for gjennomsnittlig intern regnskapsførerlønn i Danmark og den relative standardkostnaden for virtuelle regnskapstjenester. Det virtuelle regnskapsalternativet sparer deg for skattene som belaster når du ansetter internt. Det siste alternativet samler seg til rundt 5 tusen euro per måned. Det er også betydelig billigere enn å ansette et regnskapsbyrå til å håndtere virksomheten din. De tar vanligvis 50-90 euro per time (Eksemplet viser 75 euro per time). Hver måned kan et vanlig dansk selskap spare hundrevis eller til og med tusenvis av euro. For større virksomheter er resultatene enda mer overveldende. Selvfølgelig avhenger det sparte beløpet av prisen som den virtuelle agenten eller byrået tar og andre relaterte kostnader, men tatt i betraktning, med riktig nearshoring og eksterne ansettelsesløsninger, vil fordelene være svimlende.
Dessuten kan en etablert virtuell regnskapsfører føre til opprettelsen av ditt eget virtuelle kontor. Kundeservice, eksterne team og andre områder kan være tilstrekkelig forsynt via virtuelle agenter og nearshoring virtuelle byråløsninger. Et godt eksempel er de største svenske bankene i Swedbank og SEB, som opererer i Baltikum. De har begge store servicesentre her, dedikert til kun å jobbe og støtte den svenske avdelingen, noe som betyr at de verdsetter outsourcing og nearshoring og ser fordelene deres. Disse bankene er multi-milliard euro-selskaper. Er det noen grunn til at du ikke bør prøve det samme?
Kanal sparte midler – styrk virksomheten din
La oss piggyback på eksemplet i diagrammet ovenfor. La oss anta at bedriften din sparte rundt 3 tusen per måned ved å velge å outsource regnskap. I løpet av året er det 36 tusen euro i reduserte utgifter. For enhver bedrift er denne summen ingen spøk og er i det minste verdt å vurdere. Du kan velge å teste ut virtuell regnskap før du forplikter deg helt.
Disse tusenvis av sparte euro kan diversifiseres, reinvesteres i selskapet, utbetales som utbytte eller bonuser, spares som eiendeler osv. Den primære årsaken til outsourcing er å redusere lønnskostnadene uten å ha en nedgang i kvaliteten på arbeidet. Det er en vinn-vinn-situasjon for din bedrift.
Dessuten kan virtuelle regnskapsførere bli kalt ut til ditt hovedkontor når som helst. Du kan arrangere opplæring, møter, konferanser, samt deltakelse i bedriftsarrangementer for å inkludere dine eksterne ansatte. Nearshoring betyr at fly- og reisekostnadene ikke kommer til å bli så store, og å kunne språket vil tillate flytende og effektiv kommunikasjon. Arbeidsgiveren kan lære opp og utvide kvalifikasjonene til sine virtuelle regnskapsførere hvis de ønsker det. Uansett hvilken vei du vil gå, kan du alltid rådføre deg med tjenesteleverandøren for å optimere prosesser og øke ytelsen.
Nøyaktige regnskapsoppgaver verdt å outsource
Det er mange regnskapstjenester som er verdt å outsource. Det er en av våre essensielle tjenester og forblir integrert i kjernen av virksomheten vår. Tjenesteleverandører kan tilby en rekke spesielle oppgaver eller fokusere på en enkelt, oppslukende regnskapstilnærming. Blant de mest populære og anerkjente er:
1. Regnskap og bokføring
For hver virksomhet er det ikke bare nødvendig med ordentlige bøker; de er obligatoriske hvis selskapet ønsker å vokse og ekspandere. Ved å kjenne til utgifter, analysere kontantstrøm og optimalisere antall transaksjoner, kan en organisasjon spare betydelige summer over korte og lange perioder. Virtuelt regnskap og bokføring administrerer innledende oppsett, lager- og aktivaregnskap, moms- og utgiftsrapporter samt andre relaterte handlinger.
2. Lønnstjenester
Å administrere og gjennomføre lønn i tide kan være belastende dersom det er knapphet på ressurser i regnskapsavdelingen. Data må fylles ut, rapporter genereres, skatter beregnes og riktige summer tildeles. Disse kombinerte prosessene krever at folk regelmessig er på jobb og kontinuerlig overvåking. En mye billigere måte å håndtere disse operasjonene på for din bedrift er bare å sette ut lønnstjenester. Lønnsutbetaling er et must. Dine ansatte og arbeidsstyrke er den mest pålitelige ressursen som må tas vare på.
3. Utarbeidelse av uttalelser/rapporter
Virtuelle regnskapsførere kan utarbeide og generere økonomiske så vel som ledelsesuttalelser/rapporter. Slike dokumenter er svært verdifulle for din bedrift siden de gir tydelig statistisk innsikt og lar oss spå inn i fremtiden. Spesifikke rapporter er nødvendige for banker eller investorer, mens erklæringer må leveres obligatorisk til skattekontrolltjenester og andre offentlige institusjoner. Hvis disse dokumentene er i orden, har virksomheten din større sjanse for å være lønnsom og utkonkurrere andre. Virtuelle regnskapsførere kan utarbeide månedlige, kvartalsvise og andre periodiske finanser, kontantstrøm, konsoliderte økonomiske rapporter, spesifikke ledelsesrapporter, ordne arkiverte bøker fra tidligere perioder, estimere og beregne CIT (selskapsskatt) samt andre relaterte tjenester.
4. Betalingsbehandlingstjenester
Dette er et område hvor det rett og slett ikke er rom for feil. Du vil ikke gå glipp av en feil i fakturaen eller kundens transaksjon. Virtuelle regnskapstjenester kan ta seg av kontantoverføringer og kontantveksling samt ordne med fakturering, betaling av fakturaer m.m.
5. Bedriftssekretærtjenester
Bedrifts- og forretningsdokumentasjon er i kjernen av byråkratiet. Administrativt arbeid er like viktig som teknologiske eller analytiske oppgaver. Uten riktig administrasjon ville papirer og dokumenter gå tapt, bedrifter ville slite, og mange selskaper (spesielt større) ville havne i uorden. For å unngå det ansettes sekretærer, administratorer, ledere. Disse stillingene koster mye. Det som imidlertid ikke gjør det, er en virtuell assistent.
En kompetent og godt utdannet medarbeider, som du selv kan velge, skal håndtere bedriftsdokumentasjon, administrere og gjennomføre korrespondanserelaterte saker samt lagre data, føre registre over ansatte. Dette ville være en enorm lettelse fra interne skuldre.
Hvis du ser mange ulemper
Ja, regnskapsarbeid krever utmerket nøyaktighet, engasjement og erfaring. Men, som nevnt før, er dokumentasjonen over hele EU og EEE svært lik. Når avstanden mellom ditt driftsland og plasseringen av den virtuelle assistenten er stor, kan det være spesifikke problemer. Imidlertid eliminerer nearshoring dem nesten og gir uten tvil ingen problemer med å kommunisere, delegere oppgaver, løse ting osv. Ja, forskjellene eksisterer, men spesialister kan trenes til å forstå nye sett med dokumentasjon, lære nye skattesatser og andre ting.
Alt i alt, med riktig tålmodighet, fungerer outsourcet virtuelt regnskap med alle stedskombinasjoner. Men hvorfor kaste bort penger når det er tidstestede virtuelle regnskapsløsninger i nærheten? Vi lurer også.
Redd for mangel på ferdigheter fra den virtuelle agenten? Det bør du ikke være, hovedsakelig hvis du har med Baltikum å gjøre. Selv om de er ganske nye land, er de tre baltiske søstrene Litauen, Latvia og Estland midt i rask økonomisk vekst og utvikling. Morsomme fakta – Litauen rangerer som landet med flest universitetsutdannede per innbygger i EU. Dessuten snakker litauere (i gjennomsnitt) 2.7 språk, på 2. flest språk i EU. Ved å ansette en virtuell regnskapsfører fra Baltikum vil du alltid få en kompetent, trent, lærevillig og høyt motivert spesialist som vil utføre oppgavene du delegerer. Det beste med det – tjenestene deres er mye rimeligere enn din lokale arbeidsstyrke!
Ikke bli bak – kjør virtuell og vær foran
I denne arbeidslinjen, med datamaskiner og digital dokumentasjon, samt skyløsninger, som blir mer og mer fremtredende, er ideen om å være in-house for å levere regnskapstjenester utdatert. Ja, konseptet kan virke tiltalende og velkommen i mange virksomheter, men som vi illustrerte ovenfor, kan du spare enorme mengder penger som ellers ville vært dedikert til regnskapsarbeiderne. I gjennomsnitt kan en regnskapsfører på mellomnivå i Skandinavia tjene oppover 3 tusen euro. En like kompetent virtuell regnskapsfører fra et nærliggende land, for eksempel i Baltikum, ville kostet 50-60 prosent mindre. Tilbydere tilbyr imidlertid et enda bedre alternativ for å betale en timeavgift. Mindre og mellomstore bedrifter trenger kanskje ikke en heltidsansatt eller et team med regnskapsførere, så virtuelt regnskap er velkomment. Du betaler en fast/fast timeavgift i stedet for å vedlikeholde en ansatt som ville sittet med ingenting å gjøre i halvparten av tiden. Dette kan spare så mye som 70 % av dine vanlige kostnader i lønnsutgifter.
Nearshoring er det viktigste og beste eksemplet på hvordan ekstern regnskap fungerer. Den nære avstanden mellom de to landene gjør at det er små kultur- og tidsforskjeller og dermed ingen kamp med å kommunisere eller delegere oppgaver. La oss gi et typisk eksempel. En bedrift i Skandinavia ser etter pålitelige, høykvalitets, men ikke for kostbare regnskapsløsninger. Imidlertid ønsker de å forbli hands-on med utvelgelsesprosessen for å sikre at de ansetter den rette personen. Hva er det beste å gjøre? Selvfølgelig blir det virtuelt!
Dessuten, med intern ansettelse, kan prosessen ta mange uker eller måneder. Virtuelle byråer har vanligvis de rette forbindelsene og kan arrangere skikkelige intervjuer mye raskere. Din medarbeider vil sette av og begynne å jobbe nesten umiddelbart.
Konklusjon og anbefaling
Hvis du tenker på virtuelt regnskap, anbefaler vi på det sterkeste at du ikke nøler! Gå for det. Du vil se fordelene umiddelbart og på lang sikt. Økonomisk pusterom eller muligheten til å diversifisere midler, kanalisere dem til FoU eller andre avdelinger er et velkomment tillegg alle dager i uken. Tjenester som lønnshåndtering, oppgaveutarbeidelse og bokføring kan håndteres til lavere kostnader hvis du nærmer deg kysten og bare er virtuell.
Er du i tvil om du skal outsource regnskapstjenestene dine? eller hvilke regnskapstjenester er verdt å outsource for din bedrift? Avtal gratis konsultasjon