Når blir økonomiavdelingen din en flaskehals?
Når blir økonomiavdelingen din en flaskehals?
Oversikt
Enhver voksende bedrift når et punkt der ting som pleide å fungere bare ... slutter å virke. Og som oftest dukker de første sprekkene opp i finansverdenen. Ikke fordi folkene gjør en dårlig jobb, men fordi strukturen rundt dem ikke har holdt tritt med tempoet i bedriften.
Hvis du driver en liten eller mellomstor bedrift i Europa, og ting føles tregere enn de burde, månedsrapporter kommer inn for sent, fakturaer hoper seg opp, og administrerende direktør eller grunnlegger fortsatt signerer hver betaling, er det stor sjanse for at finansfunksjonen din stille og rolig har blitt den tingen som holder alt annet tilbake.
La oss snakke om hvordan det skjer, hvordan det ser ut, og hva du kan gjøre med det.
De første dagene: når alt fortsatt fungerer
I starten håndterer de fleste små og mellomstore bedrifter finans på samme måte. Grunnleggeren tar seg av bokføringen, eller én enkelt ansatt håndterer alt fra fakturering til lønn og mva-melding. Det fungerer fordi volumet er lavt, kompleksiteten er håndterbar, og beslutninger tas raskt fordi én person har all kontekst.
Dette oppsettet er helt greit når du har en håndfull kunder, et lite team og relativt enkle transaksjoner. Men det har en utløpsdato. Og de fleste bedriftseiere legger ikke merke til når den datoen er over, de merker bare at ting føles tyngre.
Varseltegnene på at økonomiavdelingen din er en flaskehals
Flaskehalser i finanssektoren viser seg sjelden. De sniker seg inn gradvis, og når de blir åpenbare, har de vanligvis forårsaket problemer i flere måneder. Her er signalene du bør se etter:
Månedsavslutningen din tar lengre tid enn den burde. Hvis regnskapet ikke er avsluttet før den tredje eller fjerde uken i den påfølgende måneden, flyr du i blinde. Du kan ikke ta informerte beslutninger om ansettelser, markedsføringsutgifter eller utvidelse når det økonomiske bildet er uker utdatert. En veldrevet finansfunksjon bør avslutte regnskapet innen fem til ti virkedager etter månedsslutt.
Én person sitter på all den økonomiske kunnskapen. Dette er en av de vanligste, og farligste, flaskehalsene i små og mellomstore bedrifter. Når én enkelt regnskapsfører eller økonomisjef er den eneste som forstår kontoplanen, vet hvor kvitteringene er arkivert, eller kan avstemme kontoutskriftene, blir hele virksomheten sårbar. Hvis den personen blir syk, tar ferie eller slutter, stopper alt opp.
Overraskelser i kontantstrømmen skjer stadig. Hvis du regelmessig blir tatt på senga av kontantmangel, betyr det vanligvis at økonomiavdelingen din ikke har båndbredden eller systemene til å produsere pålitelige kontantstrømprognoser. Dette er ikke en liten ulempe, det påvirker din evne til å betale leverandører, investere i vekst og opprettholde tilliten til banken din.
Finansteamet ditt er reaktivt, ikke proaktivt. En finansfunksjon som bare rapporterer hva som skjedde forrige måned, tilfører ikke strategisk verdi. Hvis teamet ditt er så begravd i daglig bokføring og avstemming at de aldri får innsikt til overs, som marginer som krymper på en bestemt produktlinje, eller en kunde som konsekvent betaler for sent, sitter de fast i en behandlingsrolle snarere enn en partnerrolle.
Beslutningsprosessen går saktere fordi finanssektoren ikke holder tritt. Dette er den store utfordringen. Når andre avdelinger begynner å vente på data, godkjenninger eller rapporter fra finansavdelingen, bremser hele virksomheten opp. Salg kan ikke lukke en avtale fordi prisene ikke er validert. Driftsavdelingen kan ikke ansette fordi budsjettet ikke er gjennomgått. Styremøtet blir utsatt fordi økonomien ikke er klar.
Hvorfor dette skjer med voksende små og mellomstore bedrifter
Den reelle kostnaden ved en finansiell flaskehals
Når finans blir den tregeste delen av driften, smitter konsekvensene utover. Sen rapportering betyr tapte muligheter. Dårlig kontantstrømoversikt betyr at du er mer konservativ enn du trenger å være, og avviser vekstmuligheter fordi du ikke er sikker på om du har råd til dem. Samsvarsproblemer begynner å snike seg inn når innleveringer haster eller frister overskrides. Og dine beste folk, innen finans og andre steder, blir frustrerte av det trege tempoet og begynner å lete etter en utvei.
Spesielt for europeiske små og mellomstore bedrifter gjør regelverket dette enda mer akutt. Grenseoverskridende moms, landsspesifikke lønnsregler og utviklende samsvarsrammeverk krever nøyaktighet og punktlighet. Et økonomiteam som er for tynt strukket, klarer rett og slett ikke å holde tritt.
Hva skal jeg gjøre med det?
Å gjenkjenne flaskehalsen er det første steget. Å fikse den handler vanligvis om tre ting: bedre systemer, mer kapasitet og smartere struktur.
Invester i de riktige verktøyene. Skybaserte ERP- og regnskapsplattformer har blitt betydelig mer tilgjengelige og rimelige de siste årene. Å velge riktig system og ha noen som vet hvordan man konfigurerer det riktig, kan eliminere timer med manuelt arbeid hver uke. Dette er et område der det lønner seg å jobbe med en ekstern partner, fordi outsourcing-leverandører vanligvis har dyp erfaring på tvers av flere plattformer og kan anbefale den beste løsningen for din bedrift.
Legg til kapasitet uten å overbelaste. Det er dyrt å ansette et komplett internt finansteam, spesielt i Vest-Europa, hvor en kvalifisert regnskapsfører i Nederland eller Danmark kan koste 70 til 90 euro i timen. For mange små og mellomstore bedrifter er det mer fornuftig å hente inn ekstern støtte, enten det er en deltids økonomisjef, et outsourcet regnskapsteam eller en virtuell finansdirektør. Partnere som Baltic Assist tilbyr disse tjenestene fra så lite som €42 per time, med team basert i Litauen som har erfaring med skandinaviske og vesteuropeiske regnskapsstandarder, skatterammeverk og samsvarskrav.
Skill det operative fra det strategiske. Selv om du outsourcer den daglige regnskapsføringen, må noen se på det større bildet, analysere trender, lage prognoser og gi ledelsen råd om hvor virksomheten er på vei økonomisk. Dette er forskjellen mellom en finansfunksjon som behandler tall og en som driver vekst. Outsourcing av transaksjonsarbeidet frigjør interne ressurser (eller en outsourcet økonomisjef) til å fokusere på den strategiske siden.
Slipp taket i godkjenningsflaskehalsen. Hvis du er en gründer som fortsatt godkjenner hver faktura og signerer hver utgiftsrapport, er det på tide å bygge godkjenningsarbeidsflyter med klare terskler. Stol på systemene og teamet ditt. Tiden din brukes bedre på avgjørelser som faktisk krever din vurdering.
Når outsourcing blir det smarte valget
Har du et spørsmål?
Ta kontakt!
Baltic Assist tilbyr en omfattende outsourcing-løsning som sparer kostnader, øker effektiviteten og strategiske beslutninger for virksomheten din.
