Nyheter

Hva er en virtuell assistent, og hvordan de potensielt kan hjelpe deg

Baltic assist - Skreddersydde outsourcingløsninger

Selv om begrepet blir kastet rundt i forretningskretser med relativ hyppighet, forblir en enkel definisjon av "virtuell assistent" og hva de kan gi en bedrift eller enkeltperson unnvikende for mange. I en tid hvor virtuelle assistenter kan forveksles med kunstig intelligente roboter med begrensede muligheter, er det viktig å forstå at virtuelle assistenter er veldig menneskelige og i stand til å håndtere en rekke forretningsrelaterte oppgaver som kan spare deg for uvurderlige biter av tid og penger.

Hva er egentlig en virtuell assistent?

Når den kortfattede, nøyaktige definisjonen av en virtuell assistent, eller VA, er "en svært dyktig, uavhengig fagperson som eksternt yter administrative, tekniske og/eller kreative forretningsstøttetjenester." Begynnelsen av virtuelle assistenter oppsto fra teknologiboomen på 1990-tallet, som gjorde det mulig for bedrifter og uavhengige entreprenører å være bedre forbundet enn noen gang før. Arbeid som tidligere måtte fullføres på stedet kunne delegeres til fjernassistenter tilrettelagt av internett og andre former for strømlinjeformet kommunikasjon.

Virtuelle assistenter er mer enn bare sekretærer som tilfeldigvis er individuelle off-site entreprenører. En økning i selskaper som spesialiserer seg på å tilby virtuelle assistenter, som enkeltpersoner som ønsker eller trenger å jobbe hjemmefra, har betydd større spesialisering når det kommer til hvilke tjenester en virtuell assistent kan tilby. Fordi virtuelle assistenter har en tendens til å tilby tjenester til mange kunder, tilbyr de fleksible planleggingsalternativer som betyr at du bare betaler for timene du virkelig trenger dem for å jobbe. Det er en sterk kontrast til heltidsansatte administrative assistenter, hvis heltidslønn kan variere fra $35,000 50,000 til $XNUMX XNUMX før fordeler og bonuser er regnskapsført. Uansett om du er regnskapsfører, designer, advokat eller virtuell assistent selv, er det en høykvalitets, kostnadsvennlig virtuell assistent der ute som kan stå bak deg og ringe når du trenger dem.

Hva krever omstendighetene en virtuell assistents assistanse?

Mens "virtuell assistent" er et bredt begrep som omfatter alt fra en pensjonert ekspert på finansområdet til noen som er godt bevandret i å håndtere en rekke administrative oppgaver, er det dagligdagse oppgaver som virtuelle assistenter har en tendens til å være i stand til å håndtere med dyktighet . Markedsplassen for virtuelle assistenter vokser og spesialiserer seg daglig, men noen vanlige trender i ansettelse av virtuelle assistenter har blitt godt etablert.

Vanligvis har virtuelle assistenter omtrent fem års erfaring i kontormiljøer, ofte som advokatfullmektig, kontorsjef, administrativ assistent og som andre lignende stillinger. En virtuell assistents kvalifikasjoner kan likevel komme fra å være erfaren som en virtuell assistent, så vurder referanser og erfaring fra sak til sak når du finner den rette passformen for deg eller din bedrift.

Mange virtuelle assistenter spesialiserer seg på oppgaver som alle virksomheter trenger, men som de ikke kan håndtere internt eller i stedet vil delegere til en off-site entreprenør som er mer enn i stand til å gjøre jobben på lang sikt. Alle som føler at tidsbegrensninger begrenser deres evne til å fokusere på utviklingen av virksomheten eller karrieren, er en førsteklasses kandidat for å ansette en virtuell assistent. Ofte er solo-utøvere og små bedrifter i størst behov for ferdighetene som en virtuell assistent gir.

Noen av de administrative oppgavene som en virtuell assistent forventes å håndtere av sin klient inkluderer organisering og vedlikehold av kontaktlister, regneark og kalendere som trenger regelmessig oppdatering, transkripsjon og korrespondanse på vegne av klienten, bokføring som fakturering og regnskap. , sprengning av e-poster inkludert nyhetsbrev, og svare på kundehenvendelser. For administrasjon av disse oppgavene kan VA-er forvente en markedspris på omtrent $20 - $45 per time, avhengig av deres erfaring og kundens budsjett. Noen virtuelle assistenter, spesielt de som er offshore, kan være tilgjengelige til langt lavere priser. For bedrifter som søker en fjernassistent, tenk på at ideen om en allmektig "supervirtuell assistent" kanskje ikke er så realistisk som man ønsker. De fleste virtuelle assistenter spesialiserer seg på en fast arena med oppgaver og bør kun ansettes for å jobbe innenfor den kompetansen, så tenk på at det å ansette to eller flere VA-er kan være verdt pengene, og fortsatt kan være billigere enn kostnaden for å ansette en heltidsassistent .

For små bedrifter og enkeltpersonforeiere bør du vurdere å ansette en generell virtuell assistent, eller GVA, før du tar fatt på bedriftens strategiske visjon. Disse GVA-ene er godt bevandret i å oppfylle fordelene som en fulltids administrativ assistent vil gi, og kan tjene som den tidsbesparende assistenten som enhver bedrift eller enkeltperson trenger for å få merkevaren sin i gang.

Hvorfor små bedrifter og individuelle kontraktører er modne for en virtuell assistent

Fordelene ved å bruke fjernhjelp og tjenester for å fullføre mange oppgaver som de er i stand til å utføre, strekker seg utover penger spart. Mens disse assistentene vanligvis gir et mer økonomisk forsvarlig alternativ til kostnadene ved å legge til en heltidsassistent, ligger merverdien i VAs status som en off-site entreprenør.

Muligheten for en virtuell assistent til å jobbe utenfor stedet og gi utstyret sitt betyr at kontoret ditt blir mindre overfylt, og du trenger ikke å bekymre deg for å legge til en annen datamaskin, telefon og andre utgifter til balansen. Selv om de sjelden eller aldri vil være tilstede på kontoret, vil en virtuell assistent av høy kvalitet være tilgjengelig for korrespondanse når du trenger dem. Selvfølgelig gjelder rimelige arbeidstider for virtuelle assistenter akkurat som de gjør heltidsansatte, men virksomheten din vil neppe bli utnyttet av klientavhengige virtuelle assistenter. Og hvis de ikke svarer eller du finner tjenestene deres utilstrekkelige, betyr deres status som individuell entreprenør at det ikke er så kostbart å finne en erstatning som det ville vært for en heltidsassistent.

konklusjonen

For små bedrifter og individuelle eiere er muligheten til å spare kostnader når det er mulig samtidig som den høye kvaliteten på arbeidet opprettholdes avgjørende. Det gjelder den uheldige omstendigheten av å måtte erstatte og oppgradere en ansatt, en annen omstendighet som krystalliserer verdien av en virtuell assistent fremfor en heltidsansatt.