Å jobbe i et virtuelt miljø er et økende fenomen, og det er ingen overraskelse at mange administrerende direktører er sikre på fordelene som outsourcing gir for virksomhetene deres. Det gir ikke bare en mulighet til å jobbe med de mest talentfulle menneskene fra hele verden, men gir dem også en sjanse til å forbedre selskapets produktivitet og konkurranseevne samtidig som de reduserer kostnadene for deres produkter og/eller tjenester.
«Folk tenker på virtuelt arbeid som nytt og moteriktig, og det høres morsomt ut, men faktisk, i et virtuelt team, er det'er mye mer å administrere, og du trenger flere regler for å styre noen av teamprosessene,» sier Roderick Swaab, assisterende professor i organisasjonsatferd ved INSEAD.
Å gå bort fra en tradisjonell arbeidssetting betyr derfor også at tradisjonelle ledelsesmetoder og operasjonelle prosedyrer kanskje ikke gir samme verdi eller resultater, som de vanligvis gjør. Å administrere virtuelle team krever derfor ikke bare et bestemt sett med verktøy, klart definerte arbeidssystemer, utmerkede ansettelsesferdigheter, men for det meste et tydelig talent for å utnytte åpenhet og konstant informasjonsflyt mellom teamene eller teammedlemmene.
Faktisk vil det trolig være en av de største utfordringene som ledere har lagt merke til i løpet av sin erfaring, å lykkes med å lede virtuelle team på avstand, samt oppstå misforståelser fra språklige og kulturelle forskjeller. Og la oss ikke glemme det åpenbare problemet med å bygge tillit blant eksterne ansatte, som jobber fra forskjellige lokasjoner. Derfor, med kjennskap til vanskelighetene som outsourcing fører med seg til eksisterende arbeidsmiljø, Baltic Assist teamet har bestemt seg for å dele 10 leksjoner med deg, vi har lært gjennom årene med praksis mens vi jobbet med forskjellige selskaper i Europa.
10 VIKTIGE LÆRELSER Å LÆRE FOR Å ADMINISTRERE VIRTUELLE LAG
"Det største enkeltproblemet med kommunikasjon er illusjonen om at det har funnet sted," - George Bernard Shaw
1. Bygge tillit i teamet ditt.
I team, der medlemmene jobber ansikt til ansikt, bygger de tillit etter å ha tilbrakt kvalitetstid mens de sosialiserer seg utenfor jobben, deler måltider i lunsjtiden eller rett og slett diskuterte personlige saker. Men i en virtuell setting vokser tilliten gjennom kollegaers konsistens, pålitelighet, forutsigbar ytelse, samt respons når de håndterer visse situasjoner eller kunderelaterte problemer. I orden er det kjent som oppgavebasert or evnebasert tillit, som fortsetter å vokse konsekvent med klare forventninger satt av ledere og møtt av teamet.
2. Skap en følelse av åpenhet i teamet ditt
I en større skala er synlighet og åpenhet å jobbe mot de samme faglige målene avgjørende å spore fremdriften på ethvert stadium av prosjektet. Derfor har eksterne team en tendens til å bruke prosjektstyringsapplikasjoner og lage delte systemer, i Google Disk or dropbox, der de kan oppdatere enhver oppgave etter at den er fullført. I tillegg til dette kan ledere identifisere de kommende utfordringene før de skaper unødvendige vanskeligheter i fremtiden. Dessuten, når eksterne ansatte kan se hvordan innsatsen deres bidrar til det større bildet, lar det dem føle seg mer relevante og knyttet til hverandre.
3. Bygg kanalene for åpen kommunikasjon
Det beste en leder kan gjøre bortsett fra å bygge tillit i teamet sitt, er å fremme utmerket kommunikasjon. Dessuten er det viktig å kommunisere så proaktivt og ofte du kan, uten å fokusere på tidsgap, språkbarriere, avstand og mange andre faktorer. Dessuten, Baltic Assist team råder deg til å dra nytte av direktemeldingsplattformene, for eksempel Viber, Slack, Yammer, eBuddy for å være sikker på at viktig informasjon eller eventuelle presserende oppdateringer ikke går glipp av en haug med uleste e-poster.
4. Tydelig definer og implementer arbeidssystemer
Det er viktig å vite at ved å lage repeterbare arbeidssystemer og sette standarder, vil teamet ditt generelt ha færre spørsmål. I tillegg vil du som leder få en følelse av hvor lang tid en bestemt oppgave bør ta, derfor vil det være lettere å følge teamets ytelse og raskt identifisere om noen er ute av sporet eller forsinket. Dessuten lar dette deg bruke mindre verdifull tid på ubrukelige møter eller repeterende samtaler.
5. Sett klare regler for respons og indre kommunikasjon
Det er velkjent at i en virtuell setting blir alt understreket på grunn av mangelen på vokale og visuelle referanser. Derfor er det viktig i planleggingsfasen av ethvert prosjekt å bli enige om åpenbart små ting, for eksempel en standard for e-postsvar eller umiddelbare oppdateringsvarsler osv. Når de nødvendige reglene er på rett sted, regelmessig indre kommunikasjon innenfor team er nødvendig for å sikre en jevn arbeidsflyt på daglig basis.
6. Tydelig skissere oppgaver og sette oppnåelige mål
I vårt forrige blogginnlegg, "How To Assure a Successful Communication With Your Virtual Assistant?“, we have mentioned, that it is essential to be as informative as you possibly can while working in a virtual environment. Therefore, you should be very accurate with your expectations, requirements, and deadlines, while assuming nothing about the VA’s knowledge and previous experience. That means, never leave any requests open for interpretations, but always ask a virtual team to confirm the understanding.
7. Sett tidsfrister for alt
Parkinsons lov hevder at arbeidet har en tendens til å utvide seg for å fylle tidsrammen som er tilgjengelig for fullføringen. For å være mer spesifikk, hvis du setter en frist på 10 dager for å fullføre en bestemt oppgave, så vær tålmodig, for det vil ta 10 dager å fullføre den. Med andre ord betyr det at ethvert oppdrag, som ikke har en deadline for det, faktisk aldri vil bli utført. Så for å unngå dette, gjør det til en vane og sett tidsfrister for alt teamet ditt gjør på daglig basis, selv om du ikke tror det krever det. På denne måten vil det virtuelle teamet ditt være så produktivt og effektivt som de potensielt kan være.
8. Tildel oppgaver individuelt, ikke til hele gruppen
Kjenner du til uttrykket, "alles ansvar er ingens ansvar"? For å være mer spesifikk, hvis du jobber i et virtuelt miljø, er det en mulighet, du har allerede opplevd dette sosiale fenomenet. For når du tildeler en bestemt oppgave til gruppen mennesker, er det en sjanse for at ingen kommer til å ta det ansvaret. Det skjer også når virtuelle ansatte har en tendens til å unngå generelle samtalekanaler, slik at oppgavene kan begraves under haugen med irrelevant informasjon og aldri gjøres. Derfor, for å forhindre dette problemet, tilordne alltid pliktene til bestemte VA.
9. Administrer resultater, ikke aktiviteten
På et tradisjonelt kontor, travelt arbeid blir vanligvis forvekslet med ekte arbeid. Men i virtuelle omgivelser, når du ikke er i stand til å se hva teamet ditt gjør, er nøkkelen å administrere resultatene. Så som vi har nevnt ovenfor, sett først klare forventninger og tidsfrister, overvåk deretter resultatene, ikke de daglige aktivitetene av laget ditt. Dessuten, hvis tidsrammen er klart definert og alle kjenner sine roller og ansvar i et bestemt prosjekt, er det ikke nødvendig å mikrostyre ytelsen.
10. Sett opp et belønningssystem og motiver teamet ditt
Til slutt, ikke glem å gjenkjenne hver persona som fungerer for deg, basert på hans/hennes ferdigheter, mens du tar deg tid til å feire lagets suksess og prestasjoner. Spør også teamet ditt fra tid til annen om de opplever problemer knyttet til teknologi eller kommunikasjon, hvilke forventninger de har til sine virtuelle lagkamerater, hvordan de trives i arbeidsmiljøet, osv. Ved å gjøre det vil du vise teamet ditt. , at du er åpen for en samtale og villig til å gjøre forbedringer for å skape et effektivt og trivelig arbeidsmiljø.
Baltic Assist er en pålitelig partner for små og mellomstore bedrifter som ønsker å flytte sin virksomhet til et rimeligere miljø. Kontakt for å få en gratis konsultasjon om å lage et virtuelt team for virksomheten din.