Nyheter

Hvordan sikre en vellykket kommunikasjon med din virtuelle assistent?

moro 19 min 3

"Ettersom flere mennesker er villige til å ta "spranget" og åpner seg for konseptet virtuell assistanse, lærer de raskt at det å sette på plass verktøyene for å etablere god kommunikasjon er nøkkelen til å lykkes med å jobbe med en virtuell assistent, sier Janice Byer og Elayne Whitfield-Parr, forfatterne av "How to Build a Successful Virtual Assistant Business".

Og det er ingen overraskelse at enhver vellykket virksomhet er avhengig av klart definert og riktig kommunikasjonsstrategi så mye som på disiplin, besluttsomhet og fokus. Spesielt hvis du jobber med en virtuell assistent, spiller daglig kommunikasjon en viktig rolle, fordi kvaliteten på resultatene du vil få, avhenger av hvor godt du har skissert oppgavene.

Så hvis du fortsatt tenker på å minimere rekrutterings- og driftskostnader, samt å maksimere din tid, investering og penger, eller du allerede har bestemt deg for å outsource en kvalifisert fagperson, som kan fjernstyre ulike aktiviteter for virksomheten din, her er noen tips om hvordan sikre vellykket og effektiv kommunikasjon med VA.

FØR DU BEGYNNER

I følge Janice Byer & Elayne Whitfield-Parr: «Enten du har en etablert virtuell assistent eller du ønsker å ansette en, må du alltid tenke fremover. Hvilken type arbeid du vil tildele, hvordan du vil kommunisere oppgavene og hvordan arbeidet skal utføres.

Før du bestemmer deg for å outsource eksternt personale, anbefaler vårt Baltic Assist-team å ta notater om alt du gjør i virksomheten din. Noe som betyr at du i en uke eller to holder styr på hver eneste oppgave du gjør i løpet av arbeidstiden og deler den inn i følgende kategorier:

  1. Nøkkeloppgavene (f.eks. å utvikle og administrere forretningsstrategien din osv.)
  2. Viktige, men rutinemessige oppgaver (f.eks. bokføring, utarbeidelse av rapporter, organisering av møter, behandling av kundehenvendelser, utarbeidelse av regnskap osv.)
  3. Nyttige, men ikke essensielle oppgaver (f.eks. å markedsføre virksomheten din på sosiale medier, undersøke potensielle kunder og forretningsmuligheter osv.)

Og selv om, 'Mange bedriftseiere har vanskelig for å delegere oppgaver fordi de føler at de gir opp kontrollen. Jeg er her for å fortelle deg at det å gi opp kontrollen ikke kan være lenger fra sannheten! Å delegere betyr ikke å gi opp kontrollen. Det betyr å få kontroll, sier Janice Byer og Elayne Whitfield-Parr. Derfor er det viktig å identifisere nøkkeloppgavene på grunn av det faktum at mesteparten av energien og tiden din må brukes på ulike aktiviteter, som gir et betydelig bidrag til virksomheten din.

8 TIPS HVORDAN DU KOMMUNIKERE MED VA

1. EN GOD START ER HALVDELEN AV SUKSESSEN

Hvis du planlegger å bygge et langsiktig profesjonelt forhold til dine virtuelle ansatte, kan det å bli kjent med hverandre være det første og viktigste du kan gjøre. For å gjøre det, kan du tilby en Skype-samtale for å dele din forretningsbakgrunn og profesjonelle mål, samt diskutere dine og dine VA-styrker og svakheter for å få mest mulig ut av dette forholdet. Du kan også kort gå gjennom unntakene og kravene, årsakene til at du har bestemt deg for å outsource, og viktigst av alt, de presserende oppgavene, som du planlegger å delegere til din VA. Dessuten kan det være avgjørende å diskutere hvilken del eller posisjon VA vil ta i virksomheten din; kanskje han vil være din personlige assistent, bokholder, ekspert på sosiale medier, SEO-ansvarlig, etc.

2. SKAPE EN FØLELSE AV ÅPEN KOMMUNIKASJON

Det betyr å behandle VA som en del av teamet ditt og som en del av virksomheten din. I tillegg, vis takknemlighet for innsatsen, men fokuser for det meste ikke på avstanden, tidsgapet, språkbarrieren osv. Det kan også være nyttig å dra nytte av direktemeldingsplattformer, som Yammer, HipChat, eBuddy, Viber eller Slack, slik at du kan være sikker på at relevant informasjon ikke ligger begravet i haugen med uleste e-poster. Men hvis flere detaljer må diskuteres, er tale- eller videosamtaler en effektiv måte å kommunisere på.

3. OPPSETT VANLIG MØTEPLAN OG VIDEOSAMTALE

Kanskje du føler deg mest komfortabel med de ukentlige samtalene for å diskutere dine mål og unntak for den aktuelle uken, eller du foretrekker å ha korte samtaler hver morgen for å gå gjennom de presserende oppgavene for den spesifikke dagen. Det spiller ingen rolle hvilken vei du velger, men bruk alltid litt ekstra tid til å angi hovedformålet med hver samtale. På denne måten vil du være sikker på at du holder fokus på nøkkelpunktene for den aktuelle oppgaven eller prosjektet. I tillegg kan det være nyttig å be VA om å sende deg et sammendrag etter samtalen, slik at dere begge har en helhetlig forståelse av hva som forventes av leveransen.

4. MESTRE E-POSTSYSTEMET

Det er en utmerket metode for å kommunisere for de som ikke har tid til videosamtaler ofte eller kanskje det er stor tidsforskjell mellom deg og din VA. Derfor kan dere alltid avtale klargjøring og sending av e-poster med tydelige instruksjoner før oppstart av en ny oppgave eller prosjekt. Det kan også være verdt å be VA om å svare på hver e-post du sender, på denne måten kan du spore fremdriften og varsle når du trenger å handle og gå inn for å få ting tilbake på rett spor. Vårt VA-team foreslår også å beholde hver e-post relatert til kun ett emne, fordi det å prøve å håndtere alt i én e-post kan skape mye forvirring. Så ved å holde hver e-post til hver sak gjør det lettere å svare og sortere informasjonen om ulike oppgaver og prosjekter.

5. OVERSKRITER OPPGAVER

Det er viktig å være så informativ som du kan, noe som betyr å tydelig kommunisere dine krav, forventninger og tidsfrister, gi en detaljert beskrivelse av kommende oppgaver og prosjekter, men viktigst av alt, ikke nøl med å be din VA om å bekrefte forståelsen . Dessuten er det helt naturlig at jo lenger du jobber med VA-en din, jo lettere blir det. Derfor er det viktig for å bygge et sterkt grunnlag helt i begynnelsen. Vær også realistisk når det gjelder tidsforventninger eller spør din VA om oppgaven du har fremhevet er håndterbar innenfor tidsrammen du har satt opp for den.

6. UTNYTTE DIVERSE KOMMUNIKASJONSVERKTØY

I dag er det mange forskjellige måter å holde kommunikasjonen i gang, fra e-post og forskjellige meldingsplattformer, samt tale- eller videosamtaler gjennom Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, SightSpeed ​​eller bare over telefon. Dessuten kan du dele Google-kalenderen din, slik at VA-en din kan hjelpe deg med å organisere møter, administrere timeplanen din og sette opp påminnelser. Dessuten, hvis du ønsker å være klar over alle endringene og de kommende hendelsene, kan du alltid synkronisere kalenderen din med smarttelefonen eller nettbrettet. Dessuten er Trello et annet spennende verktøy for å organisere og dele dine daglige oppgaver og gjøremålslister. Videre gir det en klar visuell oversikt sammenlignet med et hvilket som helst annet prosjektstyringsverktøy.

7. LAG DELTE SYSTEMER (Dropbox, Google Disk, Microsoft One Drive)

På denne måten kan du spare deg selv for bryet med å konstant sende e-post med frister, prosjektlister og oppdateringer, nyhetspassord osv. Dessuten kan du godta å planlegge VAs daglige/ukentlige oppgaver ved å lage de delte dokumentene, slik at dere begge kan holde øye med av hva som forventes å bli gjort og hva som allerede er fullført. Selvfølgelig er det viktig å sikre tillit og sikkerhet når du deler viktig informasjon, kortdetaljer og passord med noen du fortsatt blir kjent med.

8. GI TILBAKEMELDING OG MOTIVERE

Det er avgjørende å sette pris på suksessen, nådde tidsfrister, men viktigst av alt, å belønne ferdigheter. Ved å ha regelmessige gjennomganger kan begge sider dessuten diskutere eventuelle bekymringer, evaluere prestasjonene og være klar over de nødvendige endringene og potensielle forbedringene snart. Foruten positive tilbakemeldinger, kan et vennlig ord eller oppmerksomhet gå langt for en motiverende person til å legge ekstra innsats i arbeidet, og viktigst av alt, tydeligvis øke produktiviteten og effektiviteten.

KONKLUSJON

Og til slutt, disse tipsene og verktøyene, som vårt VA-team har generert og delt her med deg, er designet for å hjelpe deg å sikre effektiv og effektiv kommunikasjon med din virtuelle assistent. Så ta et eksempel fra vår erfaring og bruk e-postsystemet til å stille krav og unntak for uken, mens tale-/videosamtaler for å diskutere i detalj leveransene og de pågående (spesifikke) prosjektene. Husk også at det kun er opp til deg hvordan hvert verktøy eller hver teknikk vil bli tatt i bruk i virksomheten din, men ditt endelige ansvar er å gå tilbake og la det eksterne personalet gjøre jobben du har ansatt dem til å gjøre.