Hvordan Flink oppnådde 50 % raskere fakturabehandling med Baltic Assist

Oversikt

At Baltic Assist, vi er stolte av å støtte fantastiske merker som omformer bransjene sine. Ved å tilby skreddersydde, effektive løsninger hjelper vi virksomheter med å fokusere på vekst og innovasjon mens vi tar oss av resten.

Flink er en slik klient. En raskt voksende nettbasert leveringstjeneste for dagligvarer, Flink revolusjonerer dagligvarehandel med løftet om å levere over 2,600 ferske produkter av høy kvalitet på bare noen minutter.

Flink opererer i over 100 byer over hele Tyskland og Nederland, og prioriterer bekvemmelighet og kvalitet.

Siden januar 2023 har Flink inngått samarbeid med oss for å optimalisere leverandørgjeldprosessene deres, ved å utnytte verktøy som ELO (OCR-verktøy) og Coupa for å håndtere fakturabehandling med hastighet og presisjon.

Her er hvordan det hele gikk!

Utfordringer

Flinks primære mål i samarbeid med Baltic Assist var å sikre at alle fakturaer ble behandlet innen 96 timer, og opprettholde et høyt nivå av nøyaktighet. Dette målet var avgjørende for å opprettholde effektiviteten og presisjonen til deres finansielle operasjoner mens de skalert.

Flink var på utkikk etter en pålitelig partner for å tilby forhåndsregnskapstjenester og sikre jevn prosesskontinuitet, noe som førte til at de valgte vårt team.

Opprinnelig startet som et midlertidig prosjekt, og vårt samarbeid utviklet seg til en langsiktig løsning, hvor teamet utvidet til fire heltidsansatte (FTEer). Gjennom denne veksten implementerte vi betydelige optimaliseringer sammen med deres interne team, noe som resulterte i høyere effektivitet og jevnere arbeidsflyt.

Et hovedfokus for oss har vært å redusere kostnadene for Flink, spesielt knyttet til produkter og tjenester de betalte for mye for. Ved å integrere nye prosesser og automatisere oppgaver hjelper vi Flink med å effektivisere driften, samtidig som vi adresserer og løser utfordringer som oppstår i det daglige arbeidet.

Vårt kontor:

Berlin, Tyskland

Industri

Online dagligvare, leveringsplattform

Profil

Grunnlagt 2020

Ansatte ~15 000

Nettsted

goflink.com/en

Vårt pågående mål er å sikre at alle fakturaer behandles i tide og uten forsinkelser, noe som ytterligere forbedrer nøyaktigheten og hastigheten på deres økonomiske arbeidsflyter og til slutt bidrar til Flinks suksess og vekst.

Det vi liker best med Baltic Assist er deres fleksibilitet og effektivitet. Teamet er hardtarbeidende og leverer konsekvent resultater av høy kvalitet. I tillegg har deres forpliktelse til kontinuerlig samarbeid gjort partnerskapet vårt veldig effektivt og hyggelig.

— Razvan Neaga, regnskapssjef i Flink

Oppløsning

For å effektivisere Flinks leverandørgjeld-prosesser, satt vi sammen et dedikert team bestående av 1 teamleder og 3 økonomiadministratorer, totalt 4 heltidsansatte (FTE). Kjernen i støtten som gis dreier seg om sanntids administrativ assistanse og fakturabehandling.

I dag tilbyr vi to nøkkeltjenester til Flink:

Fakturabehandling - alle innkommende fakturaer behandles i sanntid ved hjelp av to forskjellige plattformer: ELO (OCR-verktøy) og Coupa. Dette muliggjør nøyaktig og effektiv håndtering av fakturaer, sikrer ingen forsinkelser og opprettholder høye standarder for finansiell integritet.
Administrativ støtte - i tillegg til fakturabehandling, gir vi omfattende adminstøtte, som sikrer at hele arbeidsflyten, fra mottak til betaling, går problemfritt og uten avbrudd.

Prosjektet har utviklet seg fra sin opprinnelige, midlertidige natur til en permanent løsning, med kontinuerlige forbedringer for å øke effektiviteten og redusere ineffektiviteten. Den sømløse integrasjonen av disse prosessene og verktøyene har vært nøkkelen til å forbedre Flinks finansielle drift.

Resultater

Siden samarbeidet med teamet vårt har Flink opplevd bemerkelsesverdige forbedringer på tvers av flere nøkkeltall.

Behandlingstiden er halvert, fra 96 timer til 48 timer.
En reduksjon i leverandørforespørsler ble oppnådd, noe som førte til høyere tilfredshet og færre forstyrrelser i leverandørkjeden.
Takket være det strømlinjeformede fakturabehandlingssystemet blir en høyere prosentandel av fakturaene nå betalt i tide.

Disse resultatene gjorde det mulig for Flink å fokusere på andre kritiske områder av virksomheten uten å bekymre seg for sine økonomiske prosesser.

Bortsett fra konkrete resultater, har Flinks team uttrykt takknemlighet for fleksibiliteten og effektiviteten til tjenestene våre, og bemerket at samarbeidet har vært både effektivt og hyggelig. De positive resultatene og jevn integrasjon har ikke bare forbedret operasjonell effektivitet, men også forbedret den generelle forretningsopplevelsen.