Hvordan Flink Oppnådde 50 % raskere fakturabehandling med Baltic Assist

Oversikt

At Baltic Assist, vi er stolte av å støtte fantastiske merker som omformer bransjene sine. Ved å tilby skreddersydde, effektive løsninger hjelper vi virksomheter med å fokusere på vekst og innovasjon mens vi tar oss av resten.

Flink er en slik kunde. En raskt voksende nettbasert leveringstjeneste for dagligvarer, Flink revolusjonerer dagligvarehandelen med løftet om å levere over 2,600 ferske produkter av høy kvalitet på bare noen få minutter.

Med virksomhet i over 100 byer i Tyskland og Nederland, Flink prioriterer bekvemmelighet og kvalitet.

Siden 2023. januar, Flink har inngått samarbeid med oss for å optimalisere leverandørgjeldsprosessene deres, ved å bruke verktøy som ELO (OCR-verktøy) og Coupa for å håndtere fakturabehandling med hastighet og presisjon.

Her er hvordan det hele gikk!

Utfordringer

Flinksitt primære mål med samarbeidet med Baltic Assist var å sikre at alle fakturaer ble behandlet innen 96 timer, og opprettholde et høyt nivå av nøyaktighet. Dette målet var avgjørende for å opprettholde effektiviteten og presisjonen til deres finansielle operasjoner mens de skalert.

Flink lette etter en pålitelig partner for å tilby tjenester før regnskapsføring og sikre smidig prosesskontinuitet, noe som førte til at de valgte teamet vårt.

Opprinnelig startet som et midlertidig prosjekt, og vårt samarbeid utviklet seg til en langsiktig løsning, hvor teamet utvidet til fire heltidsansatte (FTEer). Gjennom denne veksten implementerte vi betydelige optimaliseringer sammen med deres interne team, noe som resulterte i høyere effektivitet og jevnere arbeidsflyt.

Et hovedfokus for oss har vært å redusere kostnader for Flink, spesielt relatert til produkter og tjenester de betalte for mye for. Ved å integrere nye prosesser og automatisere oppgaver hjelper vi Flink effektivisere driften, samtidig som de håndterer og løser utfordringer som oppstår i det daglige arbeidet.

Vårt kontor:

Berlin, Tyskland

Industri

Online dagligvare, leveringsplattform

Profil

Grunnlagt 2020

Ansatte ~15 000

Nettsted

goflink.com/en

Vårt kontinuerlige mål er å sikre at alle fakturaer behandles i tide og uten forsinkelser, noe som ytterligere forbedrer nøyaktigheten og hastigheten på deres økonomiske arbeidsflyter og til slutt bidrar til Flinks suksess og vekst.

Det vi liker best med Baltic Assist er deres fleksibilitet og effektivitet. Teamet er hardtarbeidende og leverer konsekvent resultater av høy kvalitet. I tillegg har deres forpliktelse til kontinuerlig samarbeid gjort partnerskapet vårt veldig effektivt og hyggelig.

— Razvan Neaga, regnskapssjef i Flink

Oppløsning

Å strømlinjeforme Flinks leverandørgjeldsprosesser, satte vi sammen et dedikert team bestående av 1 teamleder og 3 økonomiadministratorer, totalt 4 heltidsansatte (FTE-er). Kjernen i støtten som tilbys dreier seg om administrativ assistanse i sanntid og fakturabehandling.

I dag tilbyr vi to nøkkeltjenester til Flink:

Fakturabehandling - alle innkommende fakturaer behandles i sanntid ved hjelp av to forskjellige plattformer: ELO (OCR-verktøy) og Coupa. Dette muliggjør nøyaktig og effektiv håndtering av fakturaer, sikrer ingen forsinkelser og opprettholder høye standarder for finansiell integritet.
Administrativ støtte - i tillegg til fakturabehandling, gir vi omfattende adminstøtte, som sikrer at hele arbeidsflyten, fra mottak til betaling, går problemfritt og uten avbrudd.

Prosjektet har utviklet seg fra sin opprinnelige, midlertidige natur til en permanent løsning, med kontinuerlige forbedringer for å øke effektiviteten og redusere ineffektivitet. Den sømløse integreringen av disse prosessene og verktøyene har vært nøkkelen til forbedringen. Flinks økonomiske drift.

Resultater

Siden samarbeidet med teamet vårt, Flink har opplevd bemerkelsesverdige forbedringer på tvers av flere viktige målepunkter.

Behandlingstiden er halvert, fra 96 timer til 48 timer.
En reduksjon i leverandørforespørsler ble oppnådd, noe som førte til høyere tilfredshet og færre forstyrrelser i leverandørkjeden.
Takket være det strømlinjeformede fakturabehandlingssystemet blir en høyere prosentandel av fakturaene nå betalt i tide.

Disse resultatene tillot Flink å fokusere på andre kritiske områder av virksomheten uten å bekymre seg om de økonomiske prosessene.

Bortsett fra konkrete resultater, Flinks team har uttrykt takknemlighet for fleksibiliteten og effektiviteten til tjenestene våre, og bemerket at samarbeidet har vært både effektivt og hyggelig. De positive resultatene og den smidige integrasjonen har ikke bare forbedret driftseffektiviteten, men også forbedret den generelle forretningsopplevelsen.