Fremdrift av effektivitet og tillit i finansiell drift for en ledende europeisk investeringsplattform

Postet av Sven

Fremdrift av effektivitet og tillit i finansiell drift for en ledende europeisk investeringsplattform

Oversikt

Vår klient er en ledende europeisk investeringsplattform som styrer over 21 milliarder euro i eiendeler på tvers av eiendom, risikokapital, kreditt og private equity. De har over 700 + ansatte og operasjoner som strekker seg over Norge, Sverige, Danmark, Luxembourg, Tyskland, Finland, og Storbritannia. De representerer en av regionens mest dynamiske investeringsgrupper med flere beholdninger.

Innen 2017 hadde omfanget og kompleksiteten i deres økonomiske drift nådd et punkt der outsourcing ble en strategisk nødvendighet. De valgte Baltic Assist som deres betrodde partner. Samarbeidet var opprinnelig for 31 investeringsselskaper i Norge, men det har gradvis utvidet seg til over 210 enheter over hele Europa.

Utfordringer

Klienten søkte en partner som kunne øke effektiviteten i sin rutinemessige økonomiske drift, med fokus på eliminere kostbare feil og sikre overholdelse. Målet deres var å sstandardisere prosesser på tvers av flere land og free opp interne ressurser for strategisk arbeid med høyere verdi.

Baltic Assist ble valgt ut til vår spesialiserte team, fleksibel driftsmodell og forpliktelse til partnerskap fremfor transaksjonell outsourcing.

HQ plassering

Danmark

Selskap

Europeisk investeringsselskap (konfidensielt)

«Teamet viser eksepsjonell proaktivitet og eierskap, og leverer konsekvent raske behandlingstider med en genuin vilje til å hjelpe. Vi er svært fornøyde med vårt samarbeid og de ansattes kaliber. De har sterke tekniske ferdigheter og profesjonalitet, kombinert med en positiv og samarbeidsvillig tankegang som utgjør en reell forskjell. Deres evne til å trå til når det er nødvendig, tilpasse seg raskt og jobbe sømløst på tvers av team har skapt en konkret innvirkning på organisasjonen vår.»

– fikk tilbakemelding fra klienten

Oppløsning

For å forvalte en portefølje av denne størrelsen, utformet vi en segregert underteammodell innenfor vår forretningsadministrasjonsfunksjon, som sikrer både fagkunnskap og ansvarlighet.

Kundefordringer: Fakturering og inkasso
Leverandørgjeld: Leverandørfakturaer og -betalinger
Transaksjoner mellom konsern: Avstemming på tvers av over 200 juridiske enheter
Manuelle betalinger: Sikre, hastetransaksjoner
Finansregnskap: Bokføring, månedsavslutning, rapportering, avstemminger
Ansattes utgifter: Behandlet via Acubiz, fullt integrert i ERP
Master Data Management: Konsistens i ERP-data på tvers av enheter

Systemer som er utnyttet: Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP), Nomentia (kasserer), Acubiz (utgifter), Rillion (faktura), BlackLine (rapportering og avstemming).

Onboarding-reisen

Samarbeidet vårt utvidet seg betraktelig i 2023 med onboardingen av 50 nye forvaltningsselskaperOvergangen inkluderte:

To strukturerte oppstartsperioder: 1. januar og 1. mars 2024
Rekruttering av 21 årsverk dedikert til klienten
ERP-superbrukere utnevnt for Microsoft Dynamics 365 og BlackLine
Omfattende kunnskapsoverføringsøkter med lokale økonomisjefer
Jobb reiser begge måter å styrke relasjoner og avstemme forventninger

Utfordringer som har oppstått: migrering av store mengder økonomiske data til nye ERP-miljøer og onboarding av nye ansatte i svært komplekse prosesser.
Løsninger: Tydelig dokumentasjon, regelmessige samsvarsmøter, fleksibel problemløsning og – fremfor alt – en ånd av «delt ansvar».
By April–mai 2024, tjenesteleveransen nådde et stabilt og høyt kvalitetsnivå.

Effekt og verdi levert

Samarbeidet vårt har gitt målbare forbedringer i prosessstandardisering, skalerbarhet og driftspålitelighet.

Smidige og pålitelige månedsavslutninger – oppnådd gjennom BlackLine-oppgaveautomatisering og sanntidsdashbord
Standardisering på tvers av land – ensartede prosesser for over 200 enheter
Fleksibilitet og skalerbarhet – mulighet til å onboarde dusinvis av enheter uten å forstyrre kvaliteten
Pålitelig partnerskap – klienten fortsetter å delegere mer ansvar

Suksessen ligger i tett samarbeid og åpenhet.

BlackLine-dashbord sørge for oversikt over alle oppgaver og avstemminger
Regelmessige tverrfaglige møter Juster begge sider under lukkede sykluser
Dedikerte forhold mellom Baltic Assist regnskapsførere og lokale økonomisjefer fremmer rask, lokal beslutningstaking

Konklusjon

Dette prosjektet var første gang Baltic Assist utplassert en fullstendig segregert underteammodell (AR, AP, Master Data, Intercompany, osv.). Tilnærmingen viste seg å være svært vellykket for store kunder, og satte en standard for fremtidige prosjekter. Vi lærte at med struktur, forberedelser og åpent samarbeid, kan selv komplekse finansoperasjoner som omfatter flere land standardiseres og leveres med utmerket kvalitet.

Ocuco Baltic Assist–Klientsamarbeid demonstrerer hvordan outsourcing, når det gjøres riktig, kan være en strategisk muliggjørerDet handler ikke bare om kostnadsbesparelser, men om å bygge tillit, skalerbarhet og robusthet i finansdrift.

Kunden fortsetter å øke sin avhengighet av tjenestene våre, noe som beviser at sterke partnerskap driver langsiktig suksess.