Når du driver en bedrift, kommer du inn i det fordi du elsker sluttproduktet ditt og ønsker å komme i kontakt med din ideelle kunde. Ja, det er mye organisatorisk aktivitet og papirarbeid som følger med det, men arbeidet er verdt det. Et område hvor mange bedrifter nå tenker igjen på balansen sin, er spørsmålet om samsvar. Det er en som ikke vil forsvinne hvis du prøver å feie den under teppet, og det kan få alvorlige konsekvenser for å ta feil.
Er det problemer med outsourcing?
Stadig flere bedrifter bestemmer seg for det outsource store deler av compliance jobber med å frigjøre tid og ressurser. Det lar dem se litt lys i enden av papirarbeidstunnelen og fokusere mer tid på det de kan best. Det er imidlertid én bekymring hvert selskap reiser når de går denne ruten.
Du kan sette ut arbeidet, men ikke ansvaret
Ideen om å outsource en tidkrevende prosess er fantastisk; det tror vi alle! Men problemet kommer når du husker at du fortsatt er den ansvarlige for å sikre samsvar. Dette kan sette deg i den lite misunnelsesverdige situasjonen med å betale noen andre for å gjøre noe, men å gå i varmt vann hvis de tar feil. Med dette i tankene, bør du i det hele tatt vurdere å outsourcing compliance?
Outsourcing av administrative funksjoner er svært strategiske
Det fine med compliance er at det er praktisk talt helt administrativt. Det betyr at med de riktige prosessene og prosedyrene på plass, er det usannsynlig at noen spesialist er involvert. Mens et skarpt øye for detaljer og en presis måte er nødvendig, er det usannsynlig at du trenger din CTO for å forklare et teknisk konsept. Kunsten å outsourcing er å bare gjøre det hvis det vil spare tid og frigjøre viktige ressurser. Hvis du har en spesialist på høyt nivå, seniorpersonell involvert i overholdelse, må du endre det. Dette er menneskene hvis tid er best brukt på å gjøre det de kan best, bare fordi andre mennesker ikke kan gjøre det.
Ved å erkjenne at noen utenfor kjerneteamet ditt kan ta seg av det, har du tatt det første skrittet i vellykket outsourcing av en stor mengde arbeid.
Outsourcing fjerner flaskehalsene og driver vekst
Det kan hende du ikke føler at det er en dårlig ting å møte alle i toppledergruppen din, siden du får alle sammen. Tenk nå på hva som ville skje hvis de måtte komme med hvert år i flere uker av gangen utelukkende for å diskutere etterlevelse. Du fjerner ikke bare seniormedarbeiderne dine fra de daglige oppgavene som øker virksomheten din. De vil også bli mindre tilgjengelige for team de administrerer, noe som vil ha innvirkning på alle aspekter av virksomheten din. Det kan raskt skape flaskehalser og sette bremsene på din produktive og kreative produksjon.
Se nå for deg at konkurrentene dine ikke trenger å gå gjennom denne prosessen hvert år, og du vil se at du setter deg selv i en ulempe. Det verste av alt er at det er en som for det meste er kunstig og du selv har laget fordi du do har ressurser til å konkurrere. De blir bare brukt til en oppgave som lett kan outsources.
Kompetanse er den viktigste måten å sikre 100 % samsvar
Med all den gode viljen og det harde arbeidet i verden, hvis teamet ditt ikke er flytende i de siste reglene og forskriftene, er du nødt til å skli opp underveis. Kompleksiteten i samsvar øker hele tiden. Det betyr at ikke bare oppgavene blir mer intrikate, det kan også bli stadig vanskeligere å forstå dine forpliktelser. Et eksternt team som spesialiserer seg på kunsten å overholde, vil vite om den siste utviklingen. Det vil sikre at innsatsen din alltid peker i riktig retning.
Det vil også være mulighet for å gjøre et mer detaljert søk og identifisere eksperter som har jobbet innen ditt felt. Selv om overholdelse for det meste er en administrativ funksjon, vil kjennskap til bransjens spesifikasjoner være en klar fordel.
Oppdag den rette personlige passformen for din bedrift
Du vil tenke på teamet du outsourcer til som din compliance officer som tilfeldigvis jobber utenfor stedet. Det betyr at når du finner den riktige passformen, må du tenke på hvordan de vil integreres i organisasjonen din. Husk at folk utfører rollen fordi de må passe seg sømløst inn i organisasjonen din. Tilgang, spørsmål og litt etterforskning er alle ting de kommer til å trenge, så velg noen du føler deg komfortabel med å jobbe tett med.
Outsourcing er en kostnadseffektiv strategi som kommer i to deler.
Ikke bare vil du spare tid og krefter ved å få en ekspert til å gjøre hoveddelen av arbeidet for deg, men det kan også spare deg for penger. Den kommer i to former:
- Ved å betale folk for å gjøre det de kan best, vil du få maksimal avkastning fra den viktigste ressursen din – personalet ditt.
- Ved å ansette en ekspert, vil du sikre at du ikke faller inn i regulatoriske endringer som kan føre til at du utilsiktet ikke overholder kravene.
Disse to essensielle delene kombineres for å lage en strategi som lar deg utnytte tiden, pengene og innsatsen på best mulig måte. På slutten av dagen handler det om å spille etter dine styrker.
Et objektivt blikk er ofte den enkleste veien videre
Den siste tingen å si om outsourcing er at hvis du finner det som passer for organisasjonen din, vil du få et objektivt blikk på samsvar. Det kan være fristende å velge en senior medarbeider innenfra som etterlevelsesansvarlig. Hovedspørsmålet er at dette raskt kan føre til vanskeligheter for dem å vurdere hvor du trenger å forbedre deg som et selskap objektivt.
Ved å gi en tredjepartsekspert oppdraget med compliance, kan du få den objektive vurderingen som kan avdekke alle slags ting. Det er langt bedre for dem å finne dem enn regulatorer, så omfavn tilbakemeldingene og innspillene deres.