Alle virksomheter, enten de er en del av en stor eller liten virksomhet, er avhengig av ulike programmer for å håndtere daglige oppgaver. Regnskapsførere bruker også slike oppgavehåndteringsressurser, men på dette tidspunktet er skybasert regnskapsprogramvare best egnet for ikke-regnskapsbedrifter av små og mellomstore. Enhver omfattende selvregnskapstjeneste gir flere fordeler, og de fleste bedrifter har tradisjonelt sett på interne metoder med informasjon som kun er tilgjengelig på kontoret. Imidlertid blir det stadig tydeligere at skybasert regnskapsprogramvare som gjør det mulig for brukerne å få tilgang til dataene deres fra et hvilket som helst sted eller praktisk talt hvilken som helst enhet, er fremtidens bølge.
Tjenester som alle kvalitetsregnskapstjenester bør tilby
Uansett om en bedrift opererer i et tradisjonelt, internt format med hensyn til regnskapet eller om de allerede har flyttet til en skybasert tjeneste; det er flere viktige oppgaver som all kvalitetsregnskapsprogramvare bør tilby. Listen over omfattende tjenester som er avgjørende for ethvert regnskapsprogram verdt pengene inkluderer:
- Rapporterings- og analysefunksjoner som tillater overholdelse av lokale myndigheters forskrifter ettermontert til landet du bor i;
- Vennlig, lett tilgjengelig grensesnitt som sørger for grafer, diagrammer og annen grafikk som tillater en ikke-numerisk illustrasjon av regnskapstall;
- Automatisering av spesifikke oppgaver, inkludert men ikke begrenset til lønnslister, timelister, økonomisk avstemming og rapportering;
- Behandlingshastigheten, da dette reduserer tiden som kreves for å bli brukt på administrative oppgaver, noe som også vil tillate enhver bedrift eller enkeltperson å ta på seg en mer betydelig samlet arbeidsbelastning;
- Rask-svarende varsler å øke hastigheten på kundestøttetjenester, samt et bredt utvalg av innebygde støttesystemer, som varsler, apper og fakturaskanning;
- Evne til å oppdatere operativsystemet i samklang med bransjeendringer, for å unngå å bruke et utdatert, dårligere produkt;
- skalerbarhet, som åpner for veksten som de fleste, om ikke alle, virksomheter har som mål å oppnå;
- Evne til å integrere skybaserte verktøy og tjenester, da skyen er fremtidens bølge når det kommer til regnskap, spesielt for små og mellomstore bedrifter.
Når du velger en tjeneste for deg eller bedriftens regnskapsbehov, finn en som omfatter disse funksjonene. Helst finner du en skybasert, fremtidsrettet programvare som gir mulighet for skalerbarhet så vel som skybaserte tillegg som ikke krever at du fullstendig rehabiliterer regnskapsteknologien din etter hvert som bransjen utvikler seg.
Hvorfor regnskapspraksis beveger seg i økende grad mot skybaserte programmer
Det er en misforståelse at regnskapsførere og regnskapsfirmaer alene drar nytte av mange skybaserte regnskapstjenester i utvikling. Individuelle entreprenører, små og mellomstore bedrifter foretrekker ofte å spare penger ved å håndtere regnskap selv, og mange skybaserte tjenester har utviklet seg, og tilbyr det typiske utvalget av regnskapstjenester med noen ekstra fordeler. Etter hvert som teknologien utvikler seg, ønsker bedrifter å dra nytte av mer strømlinjeformet, kostnadseffektiv og tilgjengelig programvare, og det inkluderer skybasert regnskap.
Bevegelsen mot skybaserte regnskapstjenester har vært i arbeid i årevis, med store, ressursrike regnskapsfirmaer som investerer i slike teknologier som siden har blitt stadig mer perfeksjonert. Journal of Accountancy siterte en studie fra 2014 som fant at 90 % av de undersøkte CPA-ene mente at digital levering av informasjon til kunder, først og fremst gjennom bruk av skybaserte metoder, ville være en "nøkkeldifferensiator blant regnskapsfirmaer i løpet av de neste fem årene" '. Denne studien er nå mer enn tre år gammel, noe som betyr at skybaserte regnskapstjenester, både for regnskapsfirmaer og andre bedrifter og enkeltpersoner, sannsynligvis snart vil være normen, ikke unntaket.
Når det er sagt, er hver virksomhet forskjellig, og hver bedriftseier og regnskapsbyrå bør vurdere hvilket skybasert regnskapsprogram som passer deres behov. Lister over skybasert regnskapsprogramvare som spenner over en rekke forskjellige budsjetter er nyttige for å vurdere hvilken som passer dine personlige eller forretningsbehov best. Kvalitet, skybasert regnskapsteknologi øker effektiviteten til alle forretningsprosesser, men å bruke unødvendige penger på en tjeneste med funksjoner du ikke virkelig trenger er aldri smart. Enda verre, å forbli knyttet til gamle former for regnskap vil sannsynligvis bety å henge etter bransjekolleger, om ikke å bli helt foreldet.
Så å flytte regnskapet til et skybasert system bør ikke være et spørsmål om hvis, men et spørsmål om når. Og når du bestemmer deg for å oppgradere regnskapsprosessene dine, bør du vurdere kostnadene og de forskjellige funksjonene til hver tilgjengelig tjeneste, men sørg alltid for at programvaren gir rask kundeservicerespons og – dette kan ikke understrekes nok – skalerbarhet og tilleggsalternativer som vil være i samsvar med den utviklende teknologisektoren når det gjelder individuelle og forretningsmessige regnskap.
Fordeler og ulemper med skybasert programvare
Skybasert regnskap er fremtidens bølge. Regneark, Excel og interne tjenester vil ikke tillate de fleste bedrifter å oppnå maksimal effektivitet i regnskapspraksisen, og dette vil redusere sannsynligheten for en bedrift eller en enkeltpersons suksess.
Skybaserte regnskapssystemer er tilgjengelige døgnet rundt, tilgjengelig fra praktisk talt alle steder der en smart enhet kan brukes, og informasjonen er sikkerhetskopiert utenfor stedet, noe som gjør de dyrebare detaljene til enhver virksomhet betydelig tryggere mot tap av data. Andre fordeler med skybaserte systemer inkluderer sanntidsovervåking av eiere og kunder, som vil tjene som en betydelig pull-faktor for ethvert skybasert produkt, spesielt regnskapsfirmaer som bruker dem. Programvareoppdateringer integreres oftest automatisk, noe som sparer brukeren ytterligere tid og penger.
Skybaserte regnskapsmetoder er veien å gå, punktum. Når det er sagt, ville det være forlatt å ikke nevne de mindre attraktive hensynene som følger med en overgang til skybaserte regnskapssystemer. Fordi mange skybaserte tjenester er avhengige av en abonnementsmodell, kan kostnadene til slutt oppveie engangskostnaden for et ikke-skyprodukt. Men den kontinuerlige oppdateringen til skybaserte programmer betyr at du også kan spare penger, med tanke på tilleggsutgifter som ville komme med å kjøpe en ny ikke-skybasert regnskapstjeneste når den nåværende uunngåelig blir foreldet.
De fleste skybaserte regnskapstjenester, med noen unntak, er bedre egnet for enkeltpersoner og små eller mellomstore bedrifter, noe som må vurderes før du endrer til et skybasert system. Det vil imidlertid sannsynligvis endre seg etter hvert som skyteknologien oppnår en større skala. Mange av disse skybaserte systemene er designet for ikke-regnskapsførere, men det ser ut til at det etter hvert vil dukke opp mer regnskapsbasert skybasert programvare.
Konklusjonen er at skyen er fremtidens bølge
Mens man må ta kostnads- og kvalitetsbetraktninger før man velger en spesifikk skybasert form for regnskapsprogramvare, ser det ut til at de fleste – spesielt regnskapsførere selv – vet at skyen er fremtiden for regnskap. Mens det for tiden henvender seg til ikke-regnskapsførere enkeltpersoner og bedrifter, har større firmaer sett på å danne sine skybaserte systemer i årevis. Fordelene – primært 24/7 informasjonstilgjengelighet, forbedret grensesnitt, brukervennlighet og off-site backup – er for store til å ikke gjelde for regnskapsbransjen selv. Automatisering og teknologisk intelligens som følger med skybaserte tjenester må utnyttes for å sikre at virksomheten din utvikler seg og høster alle de økonomiske fordelene den er i stand til.