Det er mer enn klart at mange bedrifter i dag har problemer med å holde virksomheten i gang. Denne usikre pandemien endrer arbeidskulturen, og tvinger bedrifter til å etablere passende forhold for sine ansatte til å jobbe hjemmefra. Å bygge en ekstern arbeidskultur (jobbe hjemmefra) kan være løsningen for å redde virksomheten din.
Det er utfordrende å skape effektiv fjernarbeidskultur over natten. På grunn av vår verdens situasjon nå, må bedrifter og ansatte tilpasse seg å jobbe på avstand. Det bør gjøres raskt for å bevare arbeidsplassen for ansatte samtidig som flyten av tjenester som tilbys holdes på et tilfredsstillende nivå for kundene dine. Likevel kan evnen til å arbeide produktivt på avstand påvirke å redusere potensielle tap.
I denne artikkelen vil vi gi enkle tips om hvor du kan begynne hvis du og din bedrift er villige til å begynne å implementere ekstern arbeidskultur.
Hvordan vet vi det?
Hos Baltic Assist har vi skapt en ekstern arbeidskultur i over 5 år nå. Rundt 55 % av våre ansatte jobber eksternt minst 90 % av tiden sin. 97 % av våre ansatte er fullt i stand til å jobbe hjemmefra uten å redusere produktiviteten og tiden brukt på å klargjøre systemer.
1. tips: Spor produktiviteten til den ansatte som jobber eksternt
Dersom en ansatt eller et team ikke har erfaring med å jobbe på avstand, og ledere ikke vet hvordan de skal kontrollere ansatte, vil det skape mistillit og usikkerhet mellom begge. Lederen har ansvar for å overholde tidsfrister og nå målene. Det er utfordrende å holde styr på prosjekter, oppgaver og til og med kommunikasjon mellom teammedlemmer uten fysisk tilstedeværelse.
Å lage et system med tre hovedkomponenter kan løse problemet og bidra til å tildele oppgaver og prosjekter og følge opp og evaluere ansattes arbeid hjemmefra.
- Prosjekt- og oppgaveledelse. Det finnes nettbaserte verktøy for å tildele oppgaver og prosjekter, administrere dem og sjekke fremdriften. Det vil hjelpe lederen til å tildele, kontrollere og måle den ansattes ytelse enda mer enn å være fysisk ved siden av dem.
Det finnes mange forskjellige prosjekt- og oppgavestyringsverktøy (selv gratis – grunnleggende planer) for å dekke viktige forretningsbehov. Hos Baltic Assist anbefaler vi disse verktøyene: Jira, asana, Trello.
- Tidssporing. Du kan spore arbeidstiden på forskjellige prosjekter, sjekke ytelsen og effektiviteten til teammedlemmene dine som jobber hjemmefra. Integrasjonen med prosjekt- og oppgavestyringsverktøyet vil vise et klart bilde av ansattes prestasjoner.
Det finnes også mange forskjellige verktøy for tidsregistrering. Vårt valg er navstab, men det er andre flotte verktøy, Eksempel TimeCamp or Toggl. De fleste av dem har en gratisversjon for å dekke grunnleggende behov.
- Kommunikasjonsverktøy. For å kommunisere virtuelt bruker vi flere ulike mekanismer. Slack er vårt primære verktøy for intern kommunikasjon, deling av filer og løsning av raske problemer. Feil er utmerket for å dele sensitiv informasjon, som krever et høyt sikkerhetsnivå. Microsoft-lag og Zoom for videokonferanser og virtuelle møter med kunder og teammedlemmer.
Tips 2: Lær opp ansatte som jobber hjemmefra
Det verste du noen gang kan gjøre er å implementere nye systemer eller prinsipper uten grunn bare fordi andre gjør det. Hvis du har en hensikt og ser hvordan et bestemt verktøy vil være nyttig for alle i selskapet – forklar det for dine ansatte. Tydelig, åpent og konsekvent. Det er en av de kritiske aspektene ved å skape en effektiv fjernarbeidskultur.
Tredje tips: Sett prinsipper for kommunikasjon
Du ble vant til å stille spørsmål, diskutere og organisere møter fysisk. Det var klare retningslinjer for å løse ulike typer oppgaver. For eksempel, hvis problemet haster og må løses raskt – roper du et navn og ber om det. På den annen side, hvis du har et komplisert spørsmål som krever et mer utvidet svar, skriver du en e-post eller arrangerer et møte.
Når du jobber eksternt, forblir det det samme, bare verktøyene endres. Hvilken type spørsmål, problemer løser du via e-post, telefon eller chat-verktøy? Hvem er ansvarlig for å svare på spørsmål og spørsmål om et bestemt emne? Lag prinsipper, retningslinjer for fjernkommunikasjon i din bedrift, og forklar dem til ansatte.
Fjerde tips: Få ansatte til å føle seg viktige
Fjernarbeid kan skape følelsen for et teammedlem av å være mindre kritisk, frakoblet og isolert, noe som kan føre til lavere produktivitet og nedgang hos leder og bedrift. I stedet bør det være konstante møter mellom kolleger, sørge for daglige oppgaver og involvering i organisatoriske tiltak og arrangementer. For eksempel ekstern trivia-spillkveld eller virtuell lunsjpause, vil du bli overrasket over hvordan det hever den ansattes moral.
5. tips: Råd om hvordan du setter opp hjemmeregler og rutiner
Home har en assosiasjon med avslapning, hvile, lek med barn osv. Det minste det forbinder med jobb. Spesielt når barn og kjæledyr leker og lager bråk. Dermed vil produktiviteten reduseres, noe som fører til manglende tidsfrister, uferdige oppgaver eller tap av kunder osv. Hvordan endrer man det? Råd om hvordan du setter opp en arbeidsplass hjemme.
Sett først opp arbeidsplassen hjemme der ingen vil forstyrre, eller i det minste vil nivået av forstyrrelser reduseres til et minimum.
For det andre, lag samme rutine som å gå på kontoret – våkn opp tidlig, vask, kle deg som du er vant til på jobb. Vitenskapelig bevist at hjernen vår går inn i arbeidsregimet når vi forbereder det samme som å gå på kontoret.
Det er viktig å sette opp reglene for deg selv og familien din. Still inn tiden når du jobber, og ingen kan forstyrre deg. I mellomtiden, spesifiser tiden, som vil være for moro og familie.
Ekstra tips: Hvis det er vanskelig å konsentrere seg om å jobbe hjemmefra, prøv givende trening. Sett en belønning til deg selv (som en kopp kaffe, en del av kaken, en tur med en hund, en lur osv..) etter at du er ferdig med en oppgave. Du kan gjøre det hver gang, fra minioppgaver og til mer betydningsfulle. Du vil kunne utføre flere jobber enn 90 % av andre som jobber hjemmefra.
konklusjonen
I denne uvanlige situasjonen i verden, må bedrifter tilpasse seg og endre seg. Å bygge en ekstern arbeidskultur er en av de vitale aspektene ved dagens situasjon. Du kan endre og implementere systemene over natten, men å bygge en ekstern arbeidskultur vil ta lengre tid. Du kan begynne med å bruke prosjekt- og oppgavestyring, tidsregistrering, kommunikasjonsregler, prinsipper og verktøy. Forklar og utdann deretter ansatte og la dem aldri føle seg uviktige.
Hvis du gjør det, til å begynne med, tilpasser de ansatte seg lettere og blir mer produktive. Tjenestene dine forblir minst de samme, noe som fører til fornøyde kunder og redusert risiko for potensielle tap.
Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, kan du gjerne spør oss her. Vi vil gjerne hjelpe bedrifter i disse utfordrende tider. Sammen er vi sterkere.