Nyheter

3 trinn for å administrere bokføring effektivt

Baltic assist - Skreddersydde outsourcingløsninger

Mange mennesker har et levende bilde av en regnskapsfører eller bokholder i hodet. Det er en gammel, gretten og konstant grinende person som legger til og trekker fra hele dagen. Han eller hun er utmerket med tall og papirer. Imidlertid er denne stereotypen sterkt påvirket av media og filmer. I virkeligheten har bokholdere intense og viktige oppgaver å utføre. Velferden og den økonomiske suksessen til selskapet er avhengig av deres arbeid. Det er langt mer enn bare å betale lønn fra bankkontoen eller levere fakturaer til sjefen eller sjefsdamen for en signatur. Så det kan bli forvirrende om hva som kan anses som en effektiv bokføringstjeneste? Vi er her for å hjelpe med å finne ut av det!

 

Du elsker å hate det

I hodet til bedriftseiere og/eller prosjektledere er bokføringsoppgaver veldig dagligdagse og fulle av byråkrati. Ingen kreativitet, idégenerering eller magisk idédugnad her. Bare prikker, sifre, kommaer og selve essensen av virksomheten – penger. Det vil si for det meste - sant. Regnskapsførere må være veldig tålmodige, pålitelige og transparente. Langt fra alle kunne takle denne typen arbeid, enn si være effektive i det. Dette er grunnen til at de er en kostbar ressurs å holde på lønnslisten.

Hvis du er aksjonær, administrerende direktør eller eier, er regnskapsføreren din nesten som din høyre hånd. Hvis de gjør jobben sin godt, er selskapet bundet til minimale tap og maksimal fortjeneste. Imidlertid, derav deres feil, kan du ende opp med bøter eller enda verre – borte.

Vi kan gi deg en oversikt over IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS, etc., men det vil ta lang tid, være hverdagslig og kjedelig. La oss overlate det til regnskapsførerne, og foreløpig vil vi fokusere på hva en effektiv regnskapsfører bør være ansvarlig for og hvilken verdi han eller hun kan tilføre virksomheten din.

Dette er på ingen måte en enkel jobb, men mange bedrifter har ikke økonomiske ressurser til å ansette interne regnskapsførere. Det nåværende mikroklimaet i forretningsverdenen skifter stadig mot outsourcet regnskap. Likevel må du ansette eller finne en regnskapsfører fordi hvis tallene dine ikke stemmer, vil problemer komme i hauger og det vil komme raskt.

Så det naturlige valget ville være å søke etter den mest kostnadseffektive løsningen, ikke sant? Men hvordan ansette en kompetent og kunnskapsrik bokholder uten å gå ut av lommen? Her er våre tre trinn for effektiv bokføring for å hjelpe.

 

1 trinn: Sette opp

For å begynne må du sette opp bokføringssystemet. Ser man på langsiktig stabilitet, må man sørge for langsiktige regnskapsmuligheter. Kjøp lisensiert programvare, ansett folk eller signer en kontrakt med et byrå. På denne måten vil du ikke bli strandet uten tilstrekkelig hjelp.

Hvis en nylig ansatt regnskapsfører ikke har noen programvare eller system å jobbe med, vil de bare forbruke ressurser og vil ikke bidra til selskapet.

Velge riktig system/programvare

For nybegynnere eller små bedrifter kan du prøve å blande deg med Excel eller Google Sheets. Disse dataene er imidlertid svært sensitive og vitale, og det vil derfor bli kjedelig og kolossalt vanskelig å administrere dem med Excel, hvis du planlegger å vokse og utvide. Det ville være best om du hadde den riktige programvaren, dedikert til forretningsregnskap.

Det finnes gratis programvareenheter, men for å spore transaksjoner nøyaktig, overvåke månedlige eller kvartalsvise utgifter og til denne typen ting, må du finne en programvare som kan betales for bruk. Gratis alternativer begrenser vanligvis mulighetene for regnskapsføreren og har færre nyanser som bidrar til å få mest mulig ut av regnskapet.

Du må prøve en demo eller leie en regnskapsfører som er kunnskapsrik om en bestemt plattform. Alternativt kan du delegere denne oppgaven til et firma som har egne verktøy og et etablert system.

Automatisering av tidkrevende oppgaver

Den mest bekymringsfulle og konsumerende ressursen med hensyn til regnskap er selvfølgelig penger. Men tid brukt på å gjøre kjedelige ting er også viktig. En regnskapsfører trenger bare å gjøre så mye arbeid som mye av det kan automatiseres. For eksempel – lønnsutbetalinger, en tilsynelatende endeløs strøm av fakturaer og tonnevis av andre oppgaver kan planlegges og fullføres av datamaskiner i stedet for å få en regnskapsfører til å fullføre dem for hånd.

Selvfølgelig, hvis du gjør mindre enn femti transaksjoner per måned, vil dette ikke spare mye, men hvis virksomheten din håndterer mer, stol på oss – automatisering bør være høyt på prioriteringslisten din.

 

2 trinn: Administrere økonomi

For lederen av virksomheten er ingenting viktigere enn økonomi. Hvis pengene fortsetter å strømme inn i bedriften din, og de blir forvaltet på riktig måte – vil du være lønnsom. Men hvis økonomistyringen er dårlig, kan ideen din, uansett hvor revolusjonerende eller eksepsjonell den er, smuldre opp rett foran deg. Økonomistyring oppsluker alle pengebevegelsene i bedriften din. Alle utgifter og inntekter er og bør overvåkes med ytterste presisjon. Dette bør du kreve av regnskapsføreren din.

bokføring

Det er grunnlaget og fundamentet for alle andre elementer i økonomistyringen. En bokholder kjenner dine månedlige utgifter, inntekter og bør rapportere alle rariteter eller merkelige detaljer. Fra å sette opp dokumenter, hele veien til å finne den 3 år gamle fakturaen for kaffeforsyningen i en bedriftsfest, bør bokholderen din vite alt og alt om pengebevegelser innenfor organisasjonens vegger.

Kontoer betales

Siden overdreven eller ubetalt gjeld kan føre til alvorlige tilbakeslag, tvangssalg eller til og med konkurs, er det en viktig del av effektiv økonomistyring. Hvis oppgavene ikke er automatiserte, kan også de mest talentfulle, flittige og presise bokholderne gå glipp av noen få betalinger. Da er det en automatisk bulk i forholdet ditt til kreditor eller leverandør.

Det er best å betale leverandører og kreditorer først fordi virksomheten din er avhengig av deres goodwill og tilfredshet.

Kundefordringer

Kundefordringer (for det meste fakturaer) er den andre enden av spekteret. Det er den største enkeltinntektskilden for 99.9 % av virksomhetene over hele verden. Hvis dine organisasjonsvalg og regnskap er trege med å spore hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt, kan du ende opp med et tap eller en negativ saldo på slutten av måneden, kvartalet, året.

Å administrere dette målet er avgjørende for din økonomiske velvære. Hvis du gjør flere avtaler, transaksjoner eller signerer kontrakter med andre parter og kunder, må administrasjonen av kundefordringer være noe automatisert. Selv en enkelt forsømt eller glemt inntektskilde kan potensielt hjemsøke deg i fremtiden.

skatter

Den største haugen av problemer for alle bedrifter. Fradrag, unntak, nyanser, juridisk kompleksitet og regnskapstriks spiller alle inn. For en gjennomsnittlig Joe er skattesystemet den største enkeltstående Terra Incognita i næringslivet. Ulike markeder har forskjellige regler og skattesystemer, men regnskapsføreren din må kjenne dem ut og inn. Siden riktig tolkning av skattelover og avskrivninger, gjort riktig, kan øke lønnsomheten din og/eller minimere tap.

Dessuten er skatterapporter gjort feil også en trussel. Denne delen er uten tvil det viktigste ansvaret i arbeidet til en regnskapsfører. Større selskaper har lange og intense skattesesjoner hvor både juridisk avdeling, regnskapsførere og finansanalytikere utarbeider den beste planen for beskatning og utarbeider en grundig rapport til skatteinspektørene/skattetaten osv.

Bank/kredittkorttransaksjoner og avstemming

Vi nevnte mange viktige aspekter ved regnskap. Denne (Transaksjonsstyring og avstemming) blir noen ganger oversett på grunn av den betydelige byrden som skattlegging og kontoadministrasjon medfører. Bank- og kredittkorttransaksjoner faller også inn under en regnskapsførers ansvar. Han eller hun må sørge for at alt er lovlig og at betaling eller bruk av forretningskredittkort er autorisert og at ansatte ikke misbruker eller misbruker ressursene til selskapet. Ved å la regnskapsføreren overse og administrere banktransaksjoner, gjør du dem også i stand til å håndtere leverandørgjeld og fordringer, slik at dette kan være en "To fluer i en smekk"-situasjon.

Når det gjelder forsoning, kan dårlige ting skje hvis det ikke gjøres riktig. Dette er en større risiko for mindre virksomheter, men større selskaper kan også bli skadet dersom balansene ikke stemmer overens. Blant de mulige farene er regnskapsfeil som fører til et ubalansert budsjett, unøyaktige skatterapporter, overtrekk og diverse andre typer unødvendige tilbakeslag.

 

3 trinn: Økonomiske rapporter og analyser

Resultatregnskap

Veldig selvforklarende. En regnskapsfører eller en bokholder samler inn alle økonomiske data som er akkumulert over en viss periode, og deretter "bygger" han eller hun resultatregnskapet. For aksjonærer er det en vesentlig del av data som viser om selskapet er på rett vei eller at det må gjøres endringer. Disse dokumentene og tilstrekkelig utarbeidelse av slike papirer er sterkt knyttet til sikkerheten og lønnsomheten til virksomheten.

Erklæringen skal leveres til bestemte institusjoner. For eksempel, i USA, reiser resultatregnskapet ditt til Securities and Exchange Commission, og i andre land er det forskjellige organer for dette.

Års- og kvartalsrapporter

En rapport vil tillate aksjonærene, administrerende direktør, å analysere alle aktivitetene i den foregående perioden. De fleste virksomheter har en tendens til å lage kvartalsvise og årlige rapporter for å holde en praktisk tilnærming lenger. I løpet av 12 måneder kan mye endres, dette er grunnen til at noen organisasjoner (spesielt nye) til og med velger å lage rapporter hver måned eller minst en gang per kvartal. Dette hjelper med beslutningstaking og optimalisering av kontantstrømmen for maksimal fortjeneste.

Prognose og se inn i fremtiden

Spesielt avgjørende for aksjonærer, offentlige selskaper, eller før en børsnotering, hjelper prognoser og fremtidig prognose alle selskaper med å tiltrekke seg investorer og forberede seg på fremtiden. Hvis en regnskapsfører kan utarbeide en prognose, kan ansvarlige personer presentere den for potensielle investorer og utvide bedriften din.

Prognoser vil hjelpe med å hoppe og ligge foran konkurrentene eller få inn ekstra pengebruk.

 

Det siste rådet – Outsource

Bare 33-40 % av nye virksomheter gjør regnskapet internt. Siden det er et enormt spesifikt og spesielt yrke, er det vanskelig å oppdage ufullkommenheter og overvåke arbeidet deres. Du må stole fullt ut på regnskapsfører og bokholder.

En enkel løsning er outsourcing og nearshoring virtuelt regnskap.

La oss vise deg hvorfor et outsourcet alternativ kan være en mye smartere løsning.

  1. Lagt til fleksibilitet. La oss si at du kjenner dine regnskapsbehov. For eksempel, hvis bedriften din bare trenger 125 timer for å administrere den, betaler du kun for nevnte antall timer, ikke mer. Når behovet utvides, kan du utvide tjenestene også, akkurat så mye du trenger, enten det er 5 flere eller 100 flere timer. Mens med en intern ansatt må bedriften din betale lønn, selv om han eller hun kan sitte uten mange meningsfulle oppgaver igjen å fullføre
  2. Arbeidsflytforbedringer. Fra topp til bunn vil en utkontraktert regnskapsoperasjon være mye enklere å overvåke og tildele arbeid til. Seniorregnskapsføreren kan håndtere de vanskeligere oppgavene mens juniorer bistår og fyller ut hullene mens de lærer seg tauene. Det er flytende kommunikasjon mellom dem
  3. Best resultat uten ekstra investeringer.
  4. Færre bekymringer. En intern regnskapsmedarbeider vil måtte motta kompetent opplæring kontinuerlig. Dette håndteres av vår ende, når vi velger å outsource, i stedet. Fra programvare, utstyr, arbeidsområde og kontrakter tar skikkelige virtuelle byråer seg av alt, så du trenger ikke å gjøre det. Tildel kun arbeidet og overlat resten til dine eksterne ansatte.
  5. Merverdi. Motta ikke bare regnskapstjenester, men også konsultasjoner om en rekke emner. Begynner med programvarevalg, slutter med selvangivelse og alt som passer i regnskapsnisjen.

 

Outro og siste tanker

Regnskap er en viktig del av enhver virksomhet. Hvis bedriften din var en menneskekropp, ville regnskapsføreren vært sentralnervesystemet. Den vil overvåke alle handlingene og overføre tilsvarende signaler som hjelper kroppen å beskytte seg mot farer og være lykkeligere og sterkere, både på kort og lang sikt. Arbeidet deres er svært komplekst og utfordrende; dermed er det høyt verdsatt. Du kan imidlertid velge mindre kostbare løsninger for riktig regnskap ved nearshoring i stedet for overforbruk.