3 trinn for å administrere bokføring effektivt
3 trinn for å administrere bokføring effektivt
Oversikt
Mange har et levende bilde av en regnskapsfører eller bokholder. Det er en gammel, sur og konstant masende person som legger til og trekker fra hele dagen. Han eller hun er utmerket med tall og papirer. Denne stereotypen er imidlertid sterkt påvirket av media og filmer.
I virkeligheten har regnskapsførere intense og viktige oppgaver å utføre. Bedriftens velvære og økonomiske suksess avhenger av arbeidet deres. Det er mye mer enn bare å betale lønn fra bankkontoen eller sende fakturaer til sjefen eller sjefsdamen for signering. Så det kan bli forvirrende hva som kan anses som en effektiv regnskapstjeneste? Vi er her for å hjelpe deg med å finne ut av det!
Du elsker å hate det
I bedriftseieres og/eller prosjektlederes hoder er bokføringsoppgaver svært trivielle og fulle av byråkrati. Ingen kreativitet, idégenerering eller magisk idémyldring her. Bare prikker, sifre, komma og selve essensen av virksomheten – penger. Det er for det meste sant. Regnskapsførere må være veldig tålmodige, pålitelige og transparente. Langt fra alle kan takle denne typen arbeid, enn si være effektive i det. Det er derfor de er en dyr ressurs å holde på lønningslisten.
Hvis du er aksjonær, administrerende direktør eller eier, er regnskapsføreren din nesten som din høyre hånd. Hvis de gjør jobben sin bra, er selskapet dømt til minimale tap og maksimal fortjeneste. Men dersom de mislykkes, kan du ende opp med bøter eller enda verre – konkurs.
Vi kunne gitt deg en oversikt over IFRS (International Financial Report Standards), US GAAP, JMIS, osv., men det ville tatt lang tid, vært trivielt og kjedelig. La oss overlate det til regnskapsførerne, og foreløpig vil vi fokusere på hva en effektiv regnskapsfører bør være ansvarlig for og hvilken verdi han eller hun kan tilføre virksomheten din.
Dette er på ingen måte en enkel jobb, men mange bedrifter har ikke de økonomiske ressursene til å ansette interne regnskapsførere. Det nåværende mikroklimaet i næringslivet endrer seg stadig mot outsourcet regnskap. Likevel må du ansette eller finne en regnskapsfører, for hvis tallene dine ikke stemmer, vil problemene komme i hopetall, og de vil komme raskt.
Så det naturlige valget ville være å søke etter den mest kostnadseffektive løsningen, ikke sant? Men hvordan ansette en kompetent og kunnskapsrik bokholder uten å gå ut av lommen? Her er våre tre trinn for effektiv bokføring for å hjelpe.
1 trinn: Sette opp
For å begynne må du sette opp bokføringssystemet. Ser man på langsiktig stabilitet, må man sørge for langsiktige regnskapsmuligheter. Kjøp lisensiert programvare, ansett folk eller signer en kontrakt med et byrå. På denne måten vil du ikke bli strandet uten tilstrekkelig hjelp.
Hvis en nylig ansatt regnskapsfører ikke har noen programvare eller system å jobbe med, vil de bare forbruke ressurser og vil ikke bidra til selskapet.
Velge riktig system/programvare
For nybegynnere eller små bedrifter kan du prøve å blande deg med Excel eller Google Sheets. Disse dataene er imidlertid svært sensitive og vitale, og det vil derfor bli kjedelig og kolossalt vanskelig å administrere dem med Excel, hvis du planlegger å vokse og utvide. Det ville være best om du hadde den riktige programvaren, dedikert til forretningsregnskap.
Det finnes gratis programvareenheter, men for å spore transaksjoner nøyaktig, overvåke månedlige eller kvartalsvise utgifter og til denne typen ting, må du finne en programvare som kan betales for bruk. Gratis alternativer begrenser vanligvis mulighetene for regnskapsføreren og har færre nyanser som bidrar til å få mest mulig ut av regnskapet.
Du må prøve en demo eller leie en regnskapsfører som er kunnskapsrik om en bestemt plattform. Alternativt kan du delegere denne oppgaven til et firma som har egne verktøy og et etablert system.
Automatisering av tidkrevende oppgaver
Den mest bekymringsfulle og tidskrevende ressursen når det gjelder regnskap er selvfølgelig penger. Men tiden som brukes på kjedelige ting er også viktig. En regnskapsfører trenger bare å gjøre så mye arbeid som mye av det kan automatiseres. For eksempel – lønnsutbetalinger, en tilsynelatende endeløs strøm av fakturaer og tonnevis av andre oppgaver kan planlegges og fullføres av datamaskiner i stedet for at en regnskapsfører skal fullføre dem for hånd.
Selvfølgelig, hvis du foretar mindre enn femti transaksjoner per måned, vil dette ikke spare deg mye, men hvis bedriften din håndterer mer, stol på oss – automatisering bør stå høyt på prioriteringslisten din.
2 trinn: Administrere økonomi
For bedriftslederen er ingenting viktigere enn økonomi. Hvis pengene fortsetter å strømme inn i bedriften din, og de forvaltes riktig, vil du være lønnsom. Men hvis økonomistyringen er dårlig, kan ideen din, uansett hvor revolusjonerende eller eksepsjonell den er, smuldre opp rett foran deg. Økonomistyring omslutter alle pengebevegelser i bedriften din. Alle utgifter og inntekter overvåkes og bør overvåkes med største presisjon. Dette er hva du bør kreve av regnskapsføreren din.
bokføring
Det er grunnlaget og fundamentet for alle andre elementer i økonomistyring. En regnskapsfører kjenner dine månedlige utgifter og inntekter, og bør rapportere alle rariteter eller merkelige detaljer. Fra å sette opp dokumenter, helt til å finne den 3 år gamle fakturaen for kaffeforsyningen på et firmafest, bør regnskapsføreren din vite alt om pengebevegelser innenfor organisasjonens vegger.
Kontoer betales
Siden overdreven eller ubetalt gjeld kan føre til alvorlige tilbakeslag, tvangssalg eller til og med konkurs, er det en viktig del av effektiv økonomistyring. Hvis oppgavene ikke er automatiserte, kan også de mest talentfulle, flittige og presise bokholderne gå glipp av noen få betalinger. Da er det en automatisk bulk i forholdet ditt til kreditor eller leverandør.
Det er best å betale leverandører og kreditorer først fordi virksomheten din er avhengig av deres goodwill og tilfredshet.
Kundefordringer
Kundefordringer (for det meste fakturaer) er den andre enden av spekteret. Det er den største enkeltinntektskilden for 99.9 % av virksomhetene over hele verden. Hvis dine organisasjonsvalg og regnskap er trege med å spore hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt, kan du ende opp med et tap eller en negativ saldo på slutten av måneden, kvartalet, året.
Å administrere dette målet er avgjørende for din økonomiske velvære. Hvis du gjør flere avtaler, transaksjoner eller signerer kontrakter med andre parter og kunder, må administrasjonen av kundefordringer være noe automatisert. Selv en enkelt forsømt eller glemt inntektskilde kan potensielt hjemsøke deg i fremtiden.
skatter
Den største haugen av problemer for alle bedrifter. Fradrag, unntak, nyanser, juridisk kompleksitet og regnskapstriks spiller alle inn. For en gjennomsnittlig Joe er skattesystemet den største enkeltstående Terra Incognita i næringslivet. Ulike markeder har forskjellige regler og skattesystemer, men regnskapsføreren din må kjenne dem ut og inn. Siden riktig tolkning av skattelover og avskrivninger, gjort riktig, kan øke lønnsomheten din og/eller minimere tap.
Dessuten er skatterapporter gjort feil også en trussel. Denne delen er uten tvil det viktigste ansvaret i arbeidet til en regnskapsfører. Større selskaper har lange og intense skattesesjoner hvor både juridisk avdeling, regnskapsførere og finansanalytikere utarbeider den beste planen for beskatning og utarbeider en grundig rapport til skatteinspektørene/skattetaten osv.
Bank/kredittkorttransaksjoner og avstemming
Vi nevnte en rekke viktige aspekter ved regnskap. Denne (transaksjonshåndtering og avstemming) blir noen ganger oversett på grunn av den betydelige byrden som beskatning og kontoadministrasjon medfører. Bank- og kredittkorttransaksjoner faller også inn under en regnskapsførers ansvar. Han eller hun må sørge for at alt er legitimt, at betalinger eller bruk av bedriftskredittkort er autorisert, og at ansatte ikke misbruker eller utnytter selskapets ressurser. Ved å la regnskapsføreren overvåke og administrere banktransaksjoner, gjør du dem også i stand til å håndtere leverandørgjeld og kundefordringer, så dette kan være en slags «to fluer i en smekk»-situasjon.
Når det gjelder avstemming, kan det skje vonde ting hvis det ikke gjøres riktig. Dette er en større risiko for mindre bedrifter, men større selskaper kan også bli skadelidende hvis saldoene ikke stemmer overens. Blant de mulige farene er regnskapsfeil som fører til et ubalansert budsjett, unøyaktige skatterapporter, overtrekk og diverse andre typer unødvendige tilbakeslag.
3 trinn: Økonomiske rapporter og analyser
Resultatregnskap
Svært selvforklarende. En regnskapsfører eller bokholder samler inn alle økonomiske data som er akkumulert over en viss periode, og deretter «bygger» han eller hun resultatregnskapet. For aksjonærer er det en viktig del av dataene som viser om selskapet er på rett spor eller om det må gjøres endringer. Disse dokumentene og tilstrekkelig utarbeidelse av slike papirer er sterkt knyttet til sikkerheten og lønnsomheten til virksomheten.
Erklæringen skal leveres til bestemte institusjoner. For eksempel, i USA, reiser resultatregnskapet ditt til Securities and Exchange Commission, og i andre land er det forskjellige organer for dette.
Års- og kvartalsrapporter
En rapport vil tillate aksjonærene, administrerende direktør, å analysere alle aktivitetene i den foregående perioden. De fleste virksomheter har en tendens til å lage kvartalsvise og årlige rapporter for å holde en praktisk tilnærming lenger. I løpet av 12 måneder kan mye endres, dette er grunnen til at noen organisasjoner (spesielt nye) til og med velger å lage rapporter hver måned eller minst en gang per kvartal. Dette hjelper med beslutningstaking og optimalisering av kontantstrømmen for maksimal fortjeneste.
Prognose og se inn i fremtiden
Spesielt avgjørende for aksjonærer, offentlige selskaper, eller før en børsnotering, hjelper prognoser og fremtidig prognose alle selskaper med å tiltrekke seg investorer og forberede seg på fremtiden. Hvis en regnskapsfører kan utarbeide en prognose, kan ansvarlige personer presentere den for potensielle investorer og utvide bedriften din.
Prognoser vil hjelpe med å hoppe og ligge foran konkurrentene eller få inn ekstra pengebruk.
Det siste rådet – Outsource
Bare 33-40 % av nye virksomheter gjør regnskapet internt. Siden det er et enormt spesifikt og spesielt yrke, er det vanskelig å oppdage ufullkommenheter og overvåke arbeidet deres. Du må stole fullt ut på regnskapsfører og bokholder.
En enkel løsning er outsourcing og nearshoring virtuelt regnskap.
La oss vise deg hvorfor et outsourcet alternativ kan være en mye smartere løsning.
- Lagt til fleksibilitetLa oss si at du kjenner dine regnskapsbehov. Hvis for eksempel bedriften din bare trenger 125 timer for å administrere den, betaler du bare for det nevnte antallet timer, ikke mer. Når behovene øker, kan du også utvide tjenestene, akkurat så mye du trenger, enten det er 5 eller 100 timer til. Med en intern ansatt må derimot bedriften din betale lønn, selv om han eller hun kan sitte uten mange meningsfulle oppgaver igjen å fullføre.
- Arbeidsflytforbedringer. Fra topp til bunn vil en utkontraktert regnskapsoperasjon være mye enklere å overvåke og tildele arbeid til. Seniorregnskapsføreren kan håndtere de vanskeligere oppgavene mens juniorer bistår og fyller ut hullene mens de lærer seg tauene. Det er flytende kommunikasjon mellom dem
- Best resultat uten ekstra investeringer.
- Færre bekymringer. Interne regnskapsmedarbeidere må kontinuerlig få kompetent opplæring. Dette håndteres av oss når vi velger å outsource i stedet. Fra programvare og utstyr, arbeidsplass og kontrakter tar skikkelige virtuelle byråer seg av alt, slik at du ikke trenger å gjøre det. Bare tildel arbeidet og overlat resten til dine eksterne ansatte.
- Merverdi. Motta ikke bare regnskapstjenester, men også konsultasjoner om en rekke emner. Begynner med programvarevalg, slutter med selvangivelse og alt som passer i regnskapsnisjen.
Outro og siste tanker
Regnskap er en viktig del av enhver virksomhet. Hvis bedriften din var en menneskekropp, ville regnskapsføreren vært sentralnervesystemet. Den vil overvåke alle handlingene og overføre tilsvarende signaler som hjelper kroppen å beskytte seg mot farer og være lykkeligere og sterkere, både på kort og lang sikt. Arbeidet deres er svært komplekst og utfordrende; dermed er det høyt verdsatt. Du kan imidlertid velge mindre kostbare løsninger for riktig regnskap ved nearshoring i stedet for overforbruk.
Har du et spørsmål?
Ta kontakt!
Baltic Assist tilbyr en omfattende outsourcing-løsning som sparer kostnader, øker effektiviteten og strategiske beslutninger for virksomheten din.
